15 fordele ved ERP for virksomheder i 2022

Hvis du er i gang med at overveje at indføre et ERP-system, er du sikkert nysgerrig efter at høre om de potentielle fordele for din virksomhed. Et ERP-system fungerer som en centraliseret database og giver løfter om robuste rapporteringsfunktioner og forskellige muligheder for at øge produktiviteten og reducere omkostningerne i hele din organisation.

Det er grundlæggende grunde til at tage ERP til sig, men vores mål er at dykke dybere ned i dets specifikke bidrag til virksomheder som din. Hvilke unikke muligheder bringer dette system til bordet? Hvordan driver det omkostningsreduktion og fremmer vækst? Vi vil hjælpe dig ved omhyggeligt at skitsere 15 fordele, som ERP kan give din virksomhed.

15 fordele og gevinster ved ERP

Selvom konceptet bag et ERP-system er ligetil - at samle alle afdelinger og deres oplysninger i et enkelt system - er fordelene enorme. Her er 15 af de mest bemærkelsesværdige fordele ved et ERP-system:

1. Datasikkerhed
   ‍Dataer blevet en værdifuld ejendel for virksomheder, fordi de er så vigtige for at træffe de bedst mulige beslutninger, og ERP-software kan hjælpe med at beskytte dette aktiv. Det faktum, at alle disse data er samlet ét sted i stedet for at være spredt på flere systemer med forskellige sikkerhedsniveauer, øger beskyttelsesniveauet. Det erstatter regneark og andre dokumenter, der ligger på medarbejdernes computere og sendes rundt via e-mail. Med et ERP-system i skyen er dine oplysninger typisk fordelt på flere eksterne servere for at etablere redundans og beskytte mod et enkelt fejlpunkt, hvilket tilføjer endnu et lag af sikkerhed. Det er især vigtigt, hvis din virksomhed håndterer mange følsomme kundedata.
   I en anden forstand kan et ERP-system øge datasikkerheden ved at begrænse, hvem der kan se og redigere data. De fleste systemer har tilladelser, der er nemme at kontrollere, hvilket sikrer, at medarbejderne kun ser de oplysninger, de har brug for, og reducerer mulighederne for svindel eller andre forbryderiske aktiviteter.
2. Standardiserede/centrale data
   ‍Megetaf værdien af ERP kan spores tilbage til det faktum, at alle oplysninger fra forskellige afdelinger er gemt ét sted. Uden et sådant system er data ofte spredt vidt og bredt i organisationen i forskellige applikationer og regneark, hvilket gør det sværere for medarbejderne at finde frem til det, de har brug for. Desuden resulterer denne tilgang ofte i duplikerede data i inkonsekvente formater, hvilket giver flere udfordringer.
   Et ERP-system kan også hjælpe med det ved at standardisere alle dine kritiske data. Da det hele er i ét system, vil alt være i samme format, så du ikke løber ind i problemer, når du kører rapporter eller analyser. Standardiserede oplysninger giver dig mulighed for at få al den indsigt, du har brug for til at træffe mere informerede beslutninger, der hjælper virksomheden med at spare så meget tid og penge som muligt.
3. Compliance
   ‍At havenøjagtige, opdaterede optegnelser, der er lette at finde og søge i, kan virkelig reducere det arbejde, der kræves for at overholde alle regler, som din virksomhed skal overholde. Brugertilpassede rapporteringsværktøjer i softwaren gør det også meget nemmere at spore overholdelse og justere efter behov. Det gør dig også meget mere reviderbar, fordi alle de oplysninger, en revisor måtte have brug for at gennemgå, er let tilgængelige.
   Visse ERP-systemer kan endda understøtte specifikke finansielle standarder som GAAP eller regler som Sarbanes-Oxley Act (SOX). De bedste løsninger opdateres også for at afspejle eventuelle ændringer i disse regler, så du forbliver compliant. Det kan hurtigt blive svært at overholde reglerne, især hvis man er i en stærkt reguleret branche, men ERP gør det meget nemmere.
4. Øget produktivitet
   ‍Derer utallige måder, hvorpå et ERP-system kan give et stort løft til produktiviteten. En måde er, at det automatiserer mange grundlæggende, gentagne opgaver og frigør medarbejdere til at arbejde på andre projekter, der giver mere værdi til organisationen. Det kan også give dem mulighed for at udføre en række opgaver hurtigere ved at gøre processerne mere ligetil og reducere den tid, de bruger på at søge efter de oplysninger, de har brug for. Da medarbejderne har overblik over hele virksomheden, behøver de ikke at spørge rundt efter et bestemt sæt data eller detaljer om, hvordan bestemte processer fungerer.
   Større produktivitet betyder også, at du ikke behøver at øge antallet af medarbejdere så meget, som det ville være nødvendigt uden en ERP-platform. Ved at fjerne en betydelig mængde arbejde fra medarbejderne kan de påtage sig nye opgaver og fokusere på projekter, der bruger deres sande færdigheder og ekspertise.
5. Synlighed
   ‍Synligheder en anden af de brede, grundlæggende fordele ved ERP - det er en stærk ting, at alle har indsigt i forskellige aspekter af virksomheden. Det giver mulighed for hurtigere og bedre beslutninger, fordi lederne har al den relevante kontekst, der kan hjælpe dem. Hvis indkøbsteamet f.eks. kan se status for indkøbsordrer i transit, som endnu ikke er nået frem til lageret, kan de tage højde for det i de ordrer, de er ved at sende, for at undgå overskydende eller utilstrækkelige lagre.
   Synlighed i status for processer og data, der administreres af andre teams, hjælper i sidste ende alle teams og individuelle bidragydere med at gøre deres arbejde bedre. Det eliminerer også den tid og de anstrengelser, der bruges på at finde disse oplysninger.
6. Skalerbarhed
   ‍Det smukke ved førende ERP-systemer er, at du kan bruge den funktionalitet, du har brug for nu, samtidig med at du lader døren stå åben for at tilføje flere muligheder senere. På den måde kan systemet skaleres med din virksomhed, efterhånden som den vokser og udvikler sig. Du kan også tilføje nye brugere, efterhånden som dine teams vokser. Der er ingen grund til at få en ny ERP-løsning, bare fordi din virksomhed har ændret sig - selv på store måder - siden du implementerede det eksisterende system.
   Hvis din virksomhed har planer om hurtig vækst, vil et ERP-system i skyen give den største skalerbarhed. Da cloud-systemer kører på eksterne servere, er det en smal sag at tilføje de ekstra ressourcer, der er nødvendige for at holde løsningen kørende - langt nemmere end at håndtere det selv. Det reducerer arbejdsbyrden for IT og kan eliminere behovet for at ansætte et team af tekniske eksperter.
7. Mobilitet
   ‍Medarbejderneer blevet meget fortrolige med at bruge smartphones og tablets i stedet for computere til at udføre mange opgaver, og i lyset af den tendens er nutidens ERP-systemer mobilvenlige. Da brugerne får adgang til cloud-systemer via internettet, kan de hente alle de dashboards, rapporter og andre oplysninger, de har brug for at se, i en mobilbrowser. Mange leverandører har nu også mobilapps, som kan give en bedre brugeroplevelse på mindre skærme.
   For nogle virksomheder er mobilitet ikke bare en nice-to-have, men en need-to-have. De har måske medarbejdere i marken eller medarbejdere, der rejser ofte og skal kunne se et opdateret billede af deres virksomhed fra andre enheder end en computer. Disse medarbejdere kan også tage sig af kritiske opgaver som godkendelser og overvågning af pengestrømme (AR og AP), når de har en mobilvenlig ERP-løsning.
8. Omkostningsbesparelser
   ‍Forvirksomhedsejere og ledere er den mest overbevisende grund til at købe et ERP-system, at det sænker de samlede omkostninger, ofte i stor stil. Den automatisering, vi allerede har diskuteret, kan reducere eller endda fjerne mange administrative og driftsmæssige omkostninger. Manuel dataindtastning eller processer, der kræver lange papirspor, elimineres f.eks. ofte med denne software.
   Al den indsigt, som denne software kan give, betyder rig mulighed for andre omkostningsbesparelser. Muligheden for at overvåge organisationens puls på ét sted betyder, at du hurtigt kan identificere kilden til højere udgifter, hvilket gør det meget lettere at reducere omkostningerne. Derudover bør de forbedringer af planlægningen, som et ERP-system muliggør, forhindre hasteordrer, overproduktion eller overbestilling, som alle kan drive omkostningerne op. Der er utallige måder, hvorpå et ERP-system kan reducere dine omkostninger, og derfor har disse løsninger ofte en hurtig ROI.
9. Organiserede arbejdsgange
   ‍Nårdu gennemgår en ERP-implementering, er det en god idé at samarbejde med en ekspert i dit system for at evaluere processer og afgøre, om der er en bedre måde at udføre den pågældende opgave på i det nye system. Ofte udføres arbejde på en bestemt måde, fordi det er sådan, det er blevet gjort i årevis, ikke fordi det er den bedste løsning. Så et ERP-system kan hjælpe på den måde ved at skære trin væk og lave andre forbedringer, der gør det hurtigere og nemmere at få tingene gjort.
   Ligesom et ERP-system standardiserer data, standardiserer det også arbejdsgange. Den måde, en afdeling håndterer en bestemt proces på, kan være forskellig fra en anden afdelings. Selv to medarbejdere i regnskabsafdelingen følger måske ikke de samme trin for at foretage betalinger, for eksempel. Et ERP-system bør udrydde disse uoverensstemmelser og sikre, at alle følger den samme bedste praksis.
10. Rapportering i realtid
    ‍Rapporteringer uden tvivl en af de største og mest umiddelbare fordele ved at bruge et ERP-system. Mulighederne er uendelige med muligheden for at tilpasse rapportering på tværs af alle funktioner - økonomi, lager, ordrer, indkøb, salg og marketing, HR og alt andet, du kan drømme om. Uanset hvad du ønsker at måle, eller hvilke KPI'er der betyder mest for din virksomhed, kan en ERP-løsning beregne det. Du kan ikke kun følge udviklingen i forskellige dele af virksomheden, men også sammenligne afdelinger for at forstå, hvad der driver virksomheden fremad, og hvad der holder den tilbage.
    Det er vigtigt, at din rapport afspejler de nyeste data, og derfor er realtid så vigtigt. Hvis det tager to uger at modtage omsætningstal fra sidste kvartal, er det ikke særlig nyttigt, fordi oplysningerne allerede er forældede og måske ikke er relevante. Men hvis omsætningstallene opdateres i realtid, efterhånden som hvert salg finder sted, kan du straks bruge dem til at træffe beslutninger. Det er blevet afgørende i dagens hurtige, hyperkonkurrencedygtige miljø.
11. Driftseffektivitet
    ‍EnERP-løsning øger effektiviteten i hele organisationen, da den berører alle dele af virksomheden. Alle fra rekrutteringsmedarbejdere til lagerchefer og ledere på C-niveau bør se forbedringer, der hjælper dem takket være større automatisering og tilgængelighed af information. Processerne bliver mindre tidskrævende, hvilket ofte ikke kun er til gavn for virksomheden, men også for kunderne. Det kan reducere driftsomkostningerne betydeligt og skabe større overskud.
    Overvej en producent, der fremstiller 10 produkter og har en gennemsnitlig fortjenstmargen på 20 %. Med et ERP-system kan den nemt finde sine mindst rentable produkter og derefter gennemgå dataene for at finde ud af, at lønomkostningerne er meget højere for de to varer med de laveste marginer. Efter at have talt med medarbejderne opdager virksomheden, at det meste af arbejdet med at fremstille disse varer er manuelt og tidskrævende. Så producenten beslutter sig for at købe en maskine, der kan automatisere produktionen af disse varer, og ser sin gennemsnitlige fortjenstmargen stige til 25 %. På den måde har ERP-softwaren sparet virksomheden for hundredtusindvis af dollars om året.
12. Forbedring af kundeservice
    ‍Idet konkurrenceprægede forretningslandskab er det afgørende for succes at yde enestående kundeservice. Et ERP-system strømliner kundeinteraktionerne ved at konsolidere omfattende kundeoplysninger, hvilket giver mulighed for hurtigere løsninger og personlig support. Derudover sikrer en forbedret lagernøjagtighed rettidig og fejlfri ordreudførelse, hvilket fremmer kundetilfredshed og -loyalitet.
13. Lettere samarbejde
    ‍ERP-systemerfremmer samarbejde ved at give overblik over teamets arbejdsgange og delte oplysninger. Denne integrerede tilgang muliggør problemfri kommunikation, proaktiv assistance og effektivt teamwork. Ved at nedbryde siloer kan medarbejderne identificere overflødige opgaver, brainstorme om procesforbedringer og forbedre den samlede driftseffektivitet.
14. Fleksibilitet til forskellige behov
    ‍Designettil at imødekomme virksomheder af forskellig størrelse og struktur, tilbyder ERP-platforme dyb fleksibilitet. Brugerne kan skræddersy systemet til at opfylde specifikke krav og tage højde for unikke processer og målinger. Denne tilpasningsevne er afgørende, når virksomheder udvikler sig, så ERP-systemet kan forblive effektivt uden behov for udskiftning.
15. Præcision i prognoser
    ‍Nøjagtigeprognoser er afgørende for proaktiv forretningsplanlægning. ERP-systemer forbedrer prognosepræcisionen ved at konsolidere omfattende historiske data. Med præcis indsigt i fremtidig efterspørgsel, indtægter og udgifter kan virksomheder strategisk forberede sig på potentielle scenarier, optimere lagerstyringen og træffe informerede beslutninger for at maksimere indtægterne og minimere omkostningerne.

At vælge et ERP-system

Det rigtige ERP-system til din virksomhed bør i det mindste have potentiale til at realisere alle de fordele, vi har nævnt her. Når du evaluerer løsninger fra forskellige udbydere, skal du lave research og stille spørgsmål for at finde ud af, hvilke fordele det vil give netop din virksomhed.

Den bedste ERP-platform til din virksomhed vil selvfølgelig variere afhængigt af din virksomheds specifikke forhold, herunder størrelse, branche, forretningsmodel og fremtidige mål. Hvilke ERP-moduler vil gøre den største forskel nu, og hvilke kan det give mening at tilføje senere? Sørg for, at systemet ikke kun kan opfylde dine behov i dag, men også har den skalerbarhed og fleksibilitet, der skal til for at understøtte din virksomheds vækst og skiftende prioriteter.

Med det i tankerne er ERP-systemer i skyen den bedste løsning for mange virksomheder. Mere end halvdelen af virksomhederne vælger ERP-software i skyen frem for et lokalt system, og tilslutningen er kun stigende. Cloud-systemer reducerer i høj grad arbejdsbyrden for en virksomhed, fordi den ikke behøver at købe eller vedligeholde den hardware, systemet kører på. SaaS ERP giver endnu flere fordele, da leverandøren tager sig af al systemvedligeholdelse og opgraderinger ud over at hoste løsningen.

NetSuite er en af de førende leverandører af SaaS ERP med mere end 28.000 kunder over hele verden. Med NetSuite ERP kan virksomheder styre hele deres forretning på en enkelt platform. NetSuite har løsninger til regnskab, lagerstyring, ordrestyring, produktion, forsyningskæde, handel og HR for at hjælpe hele din organisation med at udnytte bedste praksis. NetSuite ERP forener data og processer fra alle centrale forretningsfunktioner for at tilbyde alle de fordele, der er skitseret her, herunder synlighed i hele virksomheden, store effektivitetsgevinster, skalerbarhed, mobilitet, datasikkerhed og compliance. Og da det er et system, der er født i skyen, kan brugerne få adgang til vigtige oplysninger fra enhver tilsluttet enhed, uanset hvor de befinder sig i verden. Desuden er NetSuite designet til at vokse med din virksomhed, så du nemt kan skalere op og tilføje nye funktioner efter behov.

Det er et stort projekt at skifte til et ERP-system for første gang eller opgradere dit eksisterende system, men fordelene ved dette system gør det umagen værd. Denne teknologi kan hjælpe din virksomhed med at tage det næste skridt ved at holde alle på samme side og give stærk indsigt, samtidig med at omkostninger og forhindringer reduceres.

Hvis du ikke bruger en ERP-løsning, kan det også give dig en konkurrencemæssig ulempe, da flere virksomheder i alle størrelser og på tværs af brancher anerkender værdien af at have et komplet billede af deres forretning i realtid. Det er på tide at begynde at se på ERP-systemer og planlægge en implementering, for jo før du kan se disse enorme fordele, jo bedre.

Indsendt af Ian McCue

Kilde: https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/erp/erp-benefits.shtml?cid=Online_NPSoc_Champions_SEOBenefitsofERPCrossword