Genereer betalingsadvies voor leveranciers

Achtergrond

Een van onze klanten heeft ons onlangs gevraagd om het betalingsproces van hun leveranciers te stroomlijnen. Als onderdeel van het betalingsproces van de leverancier wilden ze de mogelijkheid hebben om elke betaling die naar een leverancier werd gestuurd te rechtvaardigen door een overzicht te geven van facturen, factuurcredits en alle andere transacties in NetSuite die op deze betaling zijn toegepast.

Functionaliteiten

Om dit bedrijfsproces te automatiseren, gebruikten we een eenvoudige workflow voor het betalingsrecord van facturen, gekoppeld aan een geavanceerd pdf-sjabloon.

Eerst, voegt de workflow een knop „Advies en betalingsrapport verzenden” toe aan het betalingsrecord van de factuur.

Deze knop is gekoppeld aan een actie E-mail verzenden in de workflow, voor het geval er een e-mail met „Betalingsadvies” wordt ingevuld in het leveranciersrecord. Als dit niet het geval is, gaat de workflow naar het leveranciersrecord, zodat de gebruiker een e-mailadres kan invullen voordat het betalingsadvies wordt verzonden.

Ten tweede de workflow is het verzenden van de pdf met het betalingsadvies naar het gerelateerde e-mailadres van de leverancier.

Tot die tijd was er geen echte complexiteit, aangezien dit allemaal standaard NetSuite-workflows zijn.

De complexiteit ligt in het pdf-sjabloon, dat alle facturen van leveranciers moet bevatten, evenals eventuele factuurcredits of dagboeken die zijn toegepast op de betaling (of op de gerelateerde facturen).

Geavanceerde PDF-sjablonen in NetSuite gebruiken een combinatie van HTML- en FreeMarker-code.
De HTML-code zorgt voor de lay-out waarbij de FreeMarker-code wat complexere logica kan toevoegen aan de informatie die op de PDF wordt weergegeven. In dit voorbeeld hebben we eerst alle facturen doorgenomen die met het juiste betaalde bedrag per factuur zijn betaald. Nadien hebben we hetzelfde gedaan voor de verbruikskredieten die zijn gebruikt/toegepast, met de toevoeging van een voorwaarde dat alleen Bill-credits moeten worden weergegeven die gekoppeld zijn aan een van de facturen die in het bovenstaande gedeelte zijn betaald.

De e-mail die naar de leverancier is gestuurd, bevat een snel overzicht van alle gerelateerde transacties:

Conclusie

Dankzij deze eenvoudige workflow en geavanceerde pdf-sjabloon stuurt de klant graag betalingsadvies naar zijn leveranciers om misverstanden in het betalingsproces van hun leverancier te voorkomen.

In het kort

• Eenvoudig onderhoud door de eindgebruiker
• SuiteScript hoeft niet te worden gebruikt
• Standaard NetSuite-functionaliteiten

Een vraag? Wilt u deze oplossing implementeren?