Générez des conseils de paiement pour les fournisseurs

Contexte

L'un de nos clients nous a récemment demandé de rationaliser le processus de paiement de ses fournisseurs. Dans le cadre du processus de paiement des fournisseurs, ils souhaitaient avoir la possibilité de justifier tout paiement envoyé à un fournisseur en fournissant un aperçu des factures, des crédits de facture et de toute autre transaction dans NetSuite appliquée à ce paiement.

Fonctionnalités

Afin d'automatiser ce processus métier, nous avons utilisé un flux de travail simple sur l'enregistrement des paiements de factures, lié à un modèle PDF avancé.

D'abord, le flux de travail ajoute un bouton « Envoyer le rapport de paiement des conseils » à l'enregistrement du paiement des factures.

Ce bouton est lié à une action Envoyer un e-mail sur le flux de travail, au cas où un « e-mail d'avis de paiement » serait renseigné dans la fiche du fournisseur. Si ce n'est pas le cas, le flux de travail sera redirigé vers la fiche du fournisseur, ce qui permettra à l'utilisateur de renseigner une adresse e-mail avant d'envoyer l'avis de paiement.

Deuxièmement, le flux de travail envoie le PDF d'avis de paiement à l'adresse e-mail correspondante du fournisseur.

Jusque-là, pas de réelle complexité car il s'agit uniquement de flux de travail NetSuite de base.

La complexité réside dans le modèle pdf, qui doit inclure toutes les factures des fournisseurs ainsi que tous les crédits de facture ou les journaux appliqués au paiement (ou aux factures associées).

Les modèles PDF avancés de NetSuite utilisent une combinaison de code HTML et de code FreeMarker.
Le code HTML s'occupe de la mise en page où le code FreeMarker peut ajouter une logique plus complexe aux informations affichées sur le PDF. Dans cet exemple, nous avons d'abord passé en revue toutes les factures qui ont été payées avec le montant correct payé par facture. Ensuite, nous avons fait de même pour les crédits de facture utilisés/appliqués, en ajoutant une condition selon laquelle seuls les crédits de facture liés à l'une des factures payées dans la section ci-dessus devraient être affichés.

L'e-mail envoyé au fournisseur fournit un aperçu rapide de toutes les transactions associées :

Conclusion

Grâce à ce flux de travail simple et à ce modèle PDF avancé, le client est heureux d'envoyer des conseils de paiement à ses fournisseurs afin d'éviter tout malentendu dans leur processus de paiement.

En bref

• Maintenance facilitée par l'utilisateur final
• Pas besoin d'utiliser SuiteScript
• Fonctionnalités standard de NetSuite

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