Inleiding
In NetSuite worden aangepaste Grootboekregels (G/L) gebruikt om de boekingen die door de standaardprocessen van het systeem worden gegenereerd, uit te breiden en aan te passen.
Bij het boeken van transacties naar het grootboek, zoals verzendingen of ontvangsten van artikelen, verkoopfacturen of leveranciersfacturen, Productie-klaarmeldingen, voorraadaanpassingen enz…, genereert NetSuite boekingen op grootboekrekeningen die vooraf zijn gedefinieerd, o.a. op artikelen en/of klanten en/of leveranciers. Deze vooraf geconfigureerde boekingen zijn niet altijd de gewenste boekhoudkundige verwerking voor bedrijven die moeten voldoen aan specifieke boekhoudstandaarden, speciale wettelijke of fiscale vereisten of bedrijfs practices die niet worden gedekt door de standaardinstellingen van NetSuite. De Custom GL Plug-in functie biedt de mogelijkheid om deze standaard boekhoudkundige verwerking aan te passen aan de individuele accounting behoeften van uw bedrijf.
Vereisten
Om de Custom GL Plug-in optie te kunnen gebruiken, moet u 2 functies activeren.
Ga naar Instellingen > Bedrijf > Functies Inschakelen. Schakel vervolgens in het subtabblad SuiteCloud de volgende functies in: Server Suite Script en Aangepaste Grootboekregels.
Toepassing
In dit voorbeeld hebben we Custom GL Plug-ins nodig voor 3 soorten transacties: Artikelontvangsten, Productie-klaarmeldingen en Aankoopfacturen. De standaard boekingen voldeden niet aan de specifieke vereisten van onze NetSuite-klant. Daarom hebben we specifieke Grootboekregels gemaakt, met behulp van de functie Custom GL Plug-in.
Artikelontvangsten
De berekeningen die moeten worden gemaakt door de Custom GL Plug-in zijn de volgende:
- Credit: hoeveelheid * eenheidsprijs op de kostprijsrekening (rekeningnummer 609000 in dit specifieke Belgische Algemene Rekeningenstelsel).
- Debet: hoeveelheid * eenheidsprijs op de aankooprekening (600000). Opmerking: de registratie van de aankooprekening werd door ons ingebouwd als een custom veld in het record van het artikel.
Als bijkomende voorwaarde werd gestipuleerd dat de plug-in alleen mocht worden uitgevoerd op de artikelontvangsten die niet zijn aangemaakt naar aanleiding van een Voorraadtransfer (binnen hetzelfde bedrijf).
Hier is een voorbeeld van de uiteindelijke Grootboek-impact op een artikelontvangst die is geboekt vanuit een inkooporder voor het artikel “bulkpoeder”. Merk op dat de bedragen fictief zijn.
De laatste twee regels zijn berekend door een Custom GL-plugin. Dit specifieke script laat de standaard Grootboek-boeking ongewijzigd, maar voegt extra regels toe om het eindresultaat te laten voldoen aan de boekhoudstandaarden zoals gewenst door onze klant.
Opmerking: bedragen zijn hypothetisch
Productie-klaarmeld
De berekeningen van deze specifieke Custom GL Plug-in zijn de volgende:
- Credit: hoeveelheid * tarief op de COGS-rekening van het eindproduct (713000).
- Debet: hoeveelheid * koers op de COGS-rekening van de grondstoffen (603000).
- Debet: hoeveelheid * koers op de COGS-rekening van de fabricagekosten (609000).
- Credit: totaalbedrag van de fabricagekosten op rekening 444000 (statische waarde).
- Debet: totaal bedrag van de fabricagekosten op rekening 603000 (statische waarde).
Opmerking: bedragen zijn hypothetisch
Aankoopfacturen
De berekeningen die deze laatste Custom GL Plug-in maakt bij het inboeken van leveranciersfacturen zijn de volgende:
- Credit: totaalbedrag van de fabricagekosten op rekening 603000 (statische waarde).
- Debet: totaalbedrag van de fabricagekosten op rekening 444000 (statische waarde).
Opmerking: bedragen zijn hypothetisch
