Over [PIAS]
[PIAS], afkorting voor “Play It Again, Sam,” verwijzend naar de beroemde uitspraak uit Casablanca, is een onafhankelijk Belgisch platenlabel opgericht in 1982 in Brussel door Kenny Gates en Michel Lambot. Vanaf het begin heeft [PIAS] artiesten wereldwijd ondersteund en gepromoot via een internationaal netwerk van gepassioneerde muziekliefhebbers. In de loop der jaren heeft het bedrijf zijn invloed uitgebreid door dochterondernemingen te openen in verschillende landen. Deze klantgetuigenis duikt in de geschiedenis van [PIAS] en zijn succesvolle partnerschap met Novutech.
Integratie van NetSuite bij [PIAS]
Oorspronkelijk gericht op de distributie van platen van onafhankelijke labels in België, heeft [PIAS] zijn voetafdruk in de loop der tijd uitgebreid door filialen te openen op meerdere continenten en door belangrijke labels te verwerven, zoals het klassieke muzieklabel Harmonia Mundi. Om zijn groei te ondersteunen en te beheren, moest [PIAS] zijn financiële operaties stroomlijnen, zijn boekhoudkundige processen standaardiseren en zijn systemen harmoniseren. Daarom koos het bedrijf vanzelfsprekend voor NetSuite als zijn ERP-oplossing.
Doelen en verwezenlijkingen met NetSuite
Het primaire doel van [PIAS] met NetSuite was het centraliseren van het financieel beheer van zijn talrijke dochterondernemingen. Met NetSuite kan [PIAS] nu ongeveer 30 filialen beheren, waarbij meer dan 35 gebruikers uit de financiële afdeling betrokken zijn. Door het gebruik van de tool zijn de boekhoudkundige processen gestandaardiseerd, waardoor de consolidatie van financiële gegevens gemakkelijker werd. NetSuite is ook ideaal gebleken voor het beheer van meerdere wettelijke stelsels en valuta’s. [PIAS] heeft bovendien al zijn boekhoudkundige processen gedigitaliseerd, waardoor papieren archieven volledig zijn verdwenen, alles bevindt zich nu in NetSuite.
Het tweede doel was het integreren van oplossingen om de complexiteit aan te pakken die verband houdt met datavolumes, automatisering en integratie met externe tools. Complexiteit ontstaat wanneer inkomsten en uitgaven gerelateerd aan royalty’s van artiesten, geregistreerd moeten worden in de filialen waar deze contracten werden ondertekend, en waarbij vervolgens veel kosten en inkomsten tussen de filialen worden doorgerekend. Er zijn verschillende oplossingen en automatiseringen geïmplementeerd, waaronder meerdere analytische segmentaties, herfacturatie-processen met spiegelende intercompany facturen, en zelf-facturatie voor de automatische aanmaak van leveranciersfacturen.
Slimme optimalisatie in het Inkoopproces
[PIAS] heeft bewust gekozen voor het systematisch gebruik van artikelen in plaats van grootboekrekeningen bij het invoeren van aankopen, van bij de creatie van de inkooporder tot het verwerken van de inkoopfactuur. Deze strategie heeft een effectief beheer van uitgaven mogelijk gemaakt en tegelijkertijd het algemene inzicht binnen de teams verbeterd. Deze keuze werd vooral gemaakt om de doorbelasting en het spiegelen van intercompany facturen tijdens intercompany doorbelastingen te vergemakkelijken, aangezien NetSuite intelligent gebruikmaakt van de inkomsten- of uitgavenrekeningen gekoppeld aan artikelen, wat toch een aanzienlijke stroom in de operaties van [PIAS] vertegenwoordigt.
Andere custom Oplossingen:
- Aanmaningenmodule van Novutech
- Gebruik van de Novutech-tool om gestructureerde mededelingen in betalingen te hanteren;
- Implementatie van aangepaste verkooporders om te voldoen aan de specifieke eisen van het bedrijf, waarbij nauwkeurige en effectieve verkoopvolging en -rapportage worden verzekerd;
- Gebruik van ZoneReconcile voor het geautomatiseerd verwerken van bankafschriften;
- Ontwikkeling en integratie van een aangepast goedkeuringsproces voor inkooporders, waardoor interne processen worden geoptimaliseerd.
Toekomstige doelen
Een paar van de objectieven voor de toekomst zijn: doorgaan met het harmoniseren van processen over de verschillende filialen heen, het gebruik van het betalingsmodule uitbreiden, een systeem voor afpunting van bankafschriften integreren, en nieuwe analytische hulpmiddelen ontwikkelen of integreren.
Conclusie
Dankzij NetSuite heeft [PIAS] wereldwijde financiële harmonie bereikt door zijn operaties over zijn vele dochterondernemingen te unificeren. Het bedrijf heeft complexe uitdagingen overwonnen gerelateerd aan het beheer van royalty’s, en zijn financiële processen geoptimaliseerd. [PIAS] blijft evolueren en overweegt zelfs het beheer van voorraden in de nabije toekomst. Deze klantgetuigenis illustreert de kracht van NetSuite bij het transformeren en optimaliseren van financiële operaties voor internationale bedrijven zoals [PIAS].
Citaat
Over Novutech:
“Novutech is vanaf het begin van onze NetSuite-reis bij [PIAS] betrokken geweest. We konden steeds rekenen op hun expertise en productkennis, evenals hun professionaliteit. Bovendien is het team van Novutech altijd beschikbaar en attent op onze behoeften. Novutech is een betrouwbare partner zonder wie de tool die we vandaag gebruiken, niet zo effectief en efficiënt zou zijn. Bedankt Novutech!” Nicolas De Bie, Finance Director [PIAS]
Over NetSuite:
“NetSuite is de ideale oplossing om te voldoen aan de behoeften van een internationaal bedrijf zoals [PIAS]: integratie van filialen op verschillende continenten (Europa, VK, VS, Australië) en beheer van meerdere valuta’s (EUR/USD/GBP/AUD), talrijke analytische assen om rapportage te vergemakkelijken, en gemak van consolidatie dankzij de intercompany automation features. NetSuite biedt een complete oplossing die gemakkelijk kan worden aangepast aan onze specifieke behoeften. Niet alleen heeft het ons mogelijk gemaakt om de systemen die in de vele filialen van de [PIAS]-groep gebruikt worden, te unificeren; NetSuite heeft ons ook in staat gesteld om onze boekhoudkundige en financiële processen volledig te digitaliseren. Nicolas De Bie, Finance Director [PIAS]
