Succes ontsluiten: door de fasen van een NetSuite-implementatieproject navigeren

Achtergrond

Het starten van een ERP-implementatieproject is geen eenvoudige en ongecompliceerde taak. Er moeten verschillende aspecten worden overwogen om te zorgen voor een succesvolle overgang van het oude systeem (of helemaal geen systeem?) naar de nieuwe. Bij Novutech streven we naar uitmuntendheid. We passen een rigoureuze methodologie toe die ons in staat stelt om:

• Verzamel de behoeften van klanten en analyseer deze tijdens ontwerpworkshops.
• Valideer de eisen van de klant en maak prototypes om aan de klant te laten zien.
• Configureer en maak een prototype van de vereisten.
• Acceptatietesten door gebruikers en definitieve validatie.
• Voer de datamigratie uit en ga ermee aan de slag op het nieuwe platform.
• Doe de go-live opvolging en ondersteuning.

In dit artikel worden de fasen van een NetSuite-project kort uitgelegd.

Klantvereisten en ontwerpworkshops

Na de start van het project sturen we vragenlijsten naar onze klanten over de belangrijkste processen die moeten worden geïmplementeerd. De belangrijkste processen die we het vaakst tegenkomen zijn:

• Zorg ervoor dat u betaalt.
• Bestellen om contant te betalen.
• Opnemen om te rapporteren.
• Ontwerp om te bouwen.

Nadat de vragenlijsten zijn ingevuld, organiseren we een eerste workshop, waarin we de componenten van elk proces uitleggen en de antwoorden analyseren, waarbij we om verdere uitleg vragen. Deze workshops zijn erg belangrijk, omdat ze ons een uitgebreid inzicht geven in de processen van de klant. Omgekeerd kan de klant hierdoor beginnen te begrijpen hoe NetSuite werkt.

Configuratie en prototype

Tijdens deze fase materialiseren we de behoeften van de klant in de vorm van gebruikersverhalen. Vervolgens maken we op basis van deze gebruikersverhalen prototypes op NetSuite die we tijdens workshops aan onze klanten laten zien. De klant valideert (of niet) wat er is gedaan in de testomgeving (SandBox). Het doel aan het einde van deze prototypefase is dat Novutech en de klant het eens worden over wat er op NetSuite moet worden ingesteld. Deze overeenkomst komt tot stand in de vorm van een CMS (Core Model Specification), waarin alles is samengebracht wat op NetSuite zal worden geïmplementeerd. Het vertegenwoordigt een gedeelde visie tussen Novutech en de klant over hoe de eindoplossing moet werken en toegevoegde waarde moet opleveren.

Acceptatietesten door gebruikers en definitieve validatie

Zodra de prototypes zijn gevalideerd, kan de UAT-fase beginnen. We bereiden voor onze klanten een reeks tests voor die moeten worden gevalideerd in overeenstemming met het CMS, samen met de nodige gebruikershandleidingen. Tijdens deze fase werken we nauw samen met onze klanten en bieden we onmiddellijke, praktische ondersteuning om hen te helpen het systeem voor de eerste keer te gebruiken en om ervoor te zorgen dat de tests correct worden uitgevoerd. De klant test de verschillende elementen van elk proces en valideert ze naarmate de tests vorderen.

Datamigratie en livegang

Zodra de UAT-fase is afgerond, worden de verschillende SandBox-elementen in productie genomen. We volgen een rigoureuze methode die ons in staat stelt om de elementen die in productie moeten worden genomen, evenals de benodigde stamgegevens (rekeningschema, leveranciers, klanten, artikelen, enz.) nauwkeurig te kopiëren. De SandBox wordt vervolgens ververst en bevat alle elementen die in productie zijn genomen, die we opnieuw testen om er zeker van te zijn dat er geen fouten zijn opgetreden. Tot slot importeren we de eindsaldi en openen we A/P- en A/R-transacties.

Go-live opvolging en ondersteuning

Zodra het systeem in productie is genomen (en live gaat), volgen we de monitoring om ervoor te zorgen dat gebruikers worden ondersteund bij hun dagelijkse werk in NetSuite en om eventuele problemen op te lossen die tijdens het configuratie- en testproces zijn misgelopen. Heb je er vertrouwen in om nu je NetSuite-avontuur met ons aan te gaan? Neem gerust contact met ons op, we helpen u graag bij het realiseren van een succesvolle ERP-implementatie.