Tips en trucs voor opgeslagen zoekopdrachten

Achtergrond

Aangezien rapportage een belangrijk onderwerp is in elk ERP-project, biedt NetSuite zogenaamde opgeslagen zoekopdrachten.

Deze opgeslagen zoekopdrachten maken het mogelijk om, dankzij een vrij intuïtieve grafische interface, alle gegevens van het ERP te raadplegen.

Hoewel de tool intuïtief is, kan het moeilijker zijn om een complexe indeling of voorwaarden op te stellen.

Daarom geven we je enkele tips en trucs die we hebben gebruikt om zo goed mogelijk aan de behoeften van onze klanten te voldoen.

TIPS EN TRUCS

Tip 1: Gebruik dubbele leidingen om aaneenschakelen „||”

Hiermee kunt u gegevens uit meerdere kolommen combineren in één enkele kolom.

U kunt alles samenvoegen wat u maar wilt, tekst of kolom uit NetSuite, en u kunt ook html-code toevoegen.

Tip 2: Gebruik”Hoofdlijn”,”Rederij”, en”Belastinglijn”

In een opgeslagen zoekopdracht kun je beslissen op welk niveau je de gegevens wilt zien.

Hiervoor heb je drie criteria in het gedeelte met criteria van je opgeslagen zoekopdracht.

Je hebt de criteria „Main Line” die worden gebruikt om te bepalen of je alleen het kopniveau van je record/transactie wilt zien of niet.

Zet het gewoon op „nee” om alleen het lijnniveau te zien.

Dezelfde logica is van toepassing op de belastinglijnen en rederijen met de criteria „Tax Line” en „Shipping Line”.

Tip 3: Kolom niet gevonden

De formules in de opgeslagen zoekopdracht zijn erg handig en stellen u in staat om de grenzen van deze rapportagetool te verleggen.

Als u bijvoorbeeld het veld dat u wilt weergeven niet vindt in de beschikbare opties van de resultatenlijst, is het mogelijk om de gewenste gegevens via een tekstformule op te halen door de ID van het veld te gebruiken en deze in een specifieke formulekolom weer te geven.

Om de ID van een veld te vinden, schakelt u „interne ID's tonen” in uw persoonlijke voorkeuren in en klikt u op het label van het veld om het helpvenster te openen, dat de ID zal bevatten. U kunt ook de Netsuite-recordbrowser gebruiken voor standaardvelden.

Tip 4: SQL-formules

Nog steeds met betrekking tot formulekolommen, kunt u handige SQL-functies zoals „CASE” of vele andere gebruiken in uw criteria of in uw resultaatkolommen.

In dit voorbeeld geef ik dus een tekst weer in de kolom, afhankelijk van het bedrag van mijn transactie.

Tip 5: Markeren

De functie voor het markeren van lijnen kan erg handig zijn om de belangrijke gegevens direct zichtbaar te maken wanneer u de zoekresultaten bekijkt.

Om dit te doen, hoeft u alleen maar naar het subtabblad voor markeren te gaan en de gewenste conditie te definiëren. Vervolgens kunt u naar wens een afbeelding kiezen, de tekst in kleur zetten, de achtergrond wijzigen of de tekst vetgedrukt zetten.

In ons voorbeeld zal ik dezelfde functie gebruiken als degene die ik eerder heb gemaakt om de achtergrondkleur van de rijen in mijn opgeslagen zoekopdracht te conditioneren.

Conclusie

Met al deze tips kun je nauwkeurigere en dynamischere opgeslagen zoekopdrachten genereren om weer te geven wat je echt wilt (en nodig hebt!). Zoals we weten, is rapportage cruciaal voor elke efficiënte en flexibele strategische besluitvorming; en elke kleine tip die bedrijven in staat stelt snelle en goed geïnformeerde keuzes te maken, wordt zeer gewaardeerd en we delen die graag met u!