Numérotation avancée

Il y a quelques semaines, nous avons partagé avec vous 5 des fonctionnalités les plus intéressantes de la version 2021.1 de NetSuite. Aujourd'hui, nous allons approfondir la nouvelle fonctionnalité de numérotation avancée, qui s'avère déjà être l'une des préférées de nos clients !

Cette amélioration permet aux utilisateurs de NetSuite de créer des règles flexibles de numérotation des documents et des transactions, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises actives dans des pays où les règles de numérotation sont strictes et exigeantes.

Les utilisateurs de NetSuite peuvent désormais créer des séquences de numérotation complexes à l'aide de préfixes et de suffixes. Les séquences peuvent être créées en fonction de l'exercice fiscal, du lieu, de la filiale ou d'autres critères personnalisés.

Conditions préalables

Avant d'utiliser cette fonction, vous devez activer les fonctions Numéros générés automatiquement et Numérotation avancée.

Pour activer les numéros générés automatiquement, allez dans Configuration>Société>Préférences générales et cochez l'option Afficher la configuration de la numérotation des transactions.

Cette option vous permet de gérer vos numéros générés automatiquement.

Ensuite, pour la fonction de numérotation avancée , allez dans Configuration>Société>Activer les fonctions. Ensuite, dans le sous-onglet Société , recherchez l'option Numérotation avancée (dans la sous-liste ERP General ) et cochez la case.

Utiliser la fonction de numérotation avancée

Pour gérer les numéros générés automatiquement pour les enregistrements de transaction, vous devez vous rendre sur la page Configurer les numéros générés automatiquement (Configuration>Société>Numéros générés automatiquement) - Si vous avez correctement activé la fonction Numérotation avancée, vous pourrez voir la colonne Numérotation avancée s'afficher.

Une case à cocher apparaît pour chaque enregistrement de transaction pour lequel vous pouvez utiliser cette fonction :

Sélectionnez les transactions pour lesquelles vous souhaitez gérer la numérotation en cochant la case de la ligne correspondante, puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Un lien Setup apparaît :

Une fois que vous aurez cliqué sur le lien Configuration , vous serez redirigé vers la page Jeu de règles de numérotation avancée. Sur cette page, vous pourrez créer et gérer vos règles personnalisées.

1. Créez une nouvelle règle personnalisée :

Pour créer une nouvelle règle, cliquez sur le bouton Nouvelle règle :

Lorsque vous cliquez sur le bouton Nouvelle règle , vous êtes redirigé vers la page Règle de numérotation avancée, où vous pouvez définir votre règle personnalisée :

Pour ce faire, voici les étapes à suivre :

• Nommez votre règle.
• Créer des préfixes / suffixes dynamiques.
• Entrez le nombre de chiffres minimum de votre numérotation.
• Sélectionnez le numéro initial de votre numérotation.
• Le champ Aperçu des numéros permet de voir à quoi ressemblera la numérotation.
• Si vous souhaitez créer des séquences automatiques pour votre transaction, le sous-onglet Séquences par segment vous permet de créer des séquences uniques pour chaque exercice, chaque site, chaque filiale ou toute combinaison des trois.
• Le sous-onglet Critères vous permet de sélectionner le(s) champ(s) qui déterminera(ont) quand numéroter les transactions à l'aide de cette règle. Vous pouvez décider dans quelles conditions votre règle de numérotation personnalisée sera appliquée à votre transaction. Il est possible de sélectionner un ou plusieurs champs à utiliser comme critères ; vous pouvez par exemple appliquer la règle de numérotation avancée en fonction de la filiale, de la date, ou même utiliser vos propres champs personnalisés. Notez qu'il est obligatoire d'avoir au moins un critère pour mettre en place une règle personnalisée.

Voici un exemple de règle personnalisée. Dans ce cas, le préfixe reprend l'année puis le mois de la date de la transaction, tandis que le suffixe inclut la filiale de la transaction. La règle de numérotation sera appliquée aux transactions entre janvier et août 2021 qui utilisent la devise EUR :

2. Classez vos règles personnalisées par ordre de priorité :

Vous pouvez également déterminer l'ordre de priorité des règles de numérotation avancée en cliquant sur le bouton Prioriser les règles :

La page de hiérarchisation des règles vous permet de gérer l'ordre de priorité de vos règles personnalisées ; si plusieurs règles peuvent être appliquées à une transaction, la première dans l'ordre de priorité sera utilisée :

Conclusion

Grâce à la fonction de numérotation avancée, vous pouvez facilement créer et gérer la numérotation automatique de vos transactions en fonction de l'exercice comptable ou d'une filiale spécifique.

Il s'agit d'une fonctionnalité très intéressante à mettre en place lorsque vous devez utiliser des numérotations différentes pour différents types de transactions.

En bref

• Schémas de numérotation automatiques basés sur des règles personnalisées
• Mise à jour automatique de la numérotation (nouvelle année, nouvelle filiale...)
• Possibilité d'appliquer différentes règles personnalisées à une seule transaction et de les classer par ordre de priorité
• Applicable à la plupart des transactions - non applicable aux entités

Une question ? Vous souhaitez mettre en œuvre cette solution ?