Amortir les frais avec les reçus d'articles - Novutech Custom Solution

Contexte

Étant actifs dans des secteurs tels que les services et les logiciels, nous sommes souvent confrontés à des défis en matière de reconnaissance des revenus. Bien que le module de reconnaissance des revenus de NetSuite nous permette de concevoir des flux de revenus complexes et hautement ajustables, cela peut s'avérer beaucoup plus difficile lorsqu'il s'agit de créer un processus flexible d'amortissement des charges.

Dans le cas de notre client, c'était d'autant plus vrai qu'il traitait avec des partenaires. Ces partenaires percevaient une commission sur l'abonnement ou étaient payés pour des services de mise en œuvre externalisés, ce qui, dans les deux cas, nécessitait la création d'un bon de commande par les utilisateurs. Par souci de précision, notre client souhaitait ne comptabiliser les frais liés au bon de commande du partenaire que partiellement pour chaque période de l'abonnement, afin de les aligner sur le chiffre d'affaires comptabilisé.

Notre première idée était évidemment d'utiliser les plans d'amortissement standards, que nous associerions à chaque article et qui interviendraient automatiquement lors de la facturation du bon de commande. Cependant, deux préoccupations majeures nous ont empêchés d'aller de l'avant avec cette solution :

• La durée du contrat était très variable, et nous aurions dû développer une personnalisation pour ajuster les dates d'amortissement du début et de la fin en fonction de chaque cas individuel.
• Plus important encore, les partenaires envoient souvent leur facture avec plusieurs périodes de retard et le calendrier d'amortissement ne peut pas être établi sur le bon de commande.

Pour ces raisons, nous avons dû trouver une autre solution personnalisée.

Fonctionnalités

Afin de soulager nos clients et de leur permettre de se concentrer sur leur activité principale, nous avons mis au point une solution combinée, qui nécessite que les éléments concernés soient activés pour la réception.

Tout d'abord, dans le cadre de notre personnalisation visant à automatiser la création du bon de commande du partenaire, nous avons toujours un lien vers la commande de vente correspondante, où nous avons un champ personnalisé avec le nombre de périodes de l'abonnement, ainsi que les dates de début et de fin de la commande. Sur le bon de commande, nous avons ajouté un autre champ personnalisé informant de la dernière fois qu'un amortissement a été effectué.

En utilisant cette combinaison de champs de dates et d'autres critères, tels que le statut de la commande, une recherche sauvegardée est mise en place. En insérant cette recherche comme paramètre dans un script programmé, nous créons un reçu pour les articles figurant sur le bon de commande.

La quantité d'articles est divisée par le nombre de périodes figurant sur la commande. Le script programmé fixe également la date d'exécution du script sur la commande, ce qui permettra à la transaction d'être reprise par la recherche sauvegardée la prochaine fois qu'un amortissement devra être effectué.

Les reçus de poste permettent de comptabiliser un pourcentage du contrat sur le compte de dépenses approprié, indépendamment de l'existence de la facture partenaire correspondante.

Lorsque la commande est entièrement reçue, tous les frais ont été comptabilisés. Les charges fiscales, cependant, sont correctement comptabilisées avec la facture.

Conclusion

Cette solution personnalisée permet d'automatiser l'amortissement des coûts des partenaires pour nos clients, même sans facture. Cela donne également une image précise de la situation comptable de l'entreprise en équilibrant les frais de tiers avec les recettes correspondantes.

En bref

• Respect de la logique de la comptabilité d'exercice (amortissement avant facturation)
• Image comptable précise des profits et des pertes pour chaque contrat
• Nécessite un développement

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