Automatiser les processus commerciaux grâce à la mise en attente des paiements et à de simples recherches sauvegardées utilisées dans des flux de travail planifiés

Contexte

L'un de nos clients nous a récemment demandé de rationaliser son processus de paiement des fournisseurs. Actif dans le secteur du SaaS et s'appuyant sur un réseau de partenaires pour mettre en œuvre ses plateformes en son nom, il souhaitait s'assurer qu'aucun paiement de partenaire (auquel le partenaire avait droit après la mise en œuvre de la plateforme d'un client) ne serait effectué sans avoir reçu au préalable le paiement de l'abonnement du client.

Fonctionnalités

Afin d'automatiser ce processus commercial, nous avons utilisé une combinaison de deux puissantes fonctionnalités standard de NetSuite :

• Case à cocher "Maintien du paiement" sur la facture du fournisseur
• Planifier des flux de travail liés à des recherches sauvegardées

Tout d'abord, grâce à la mise en attente du paiement, une fois cochée, NetSuite suit le comportement suivant :

• Le bouton "effectuer le paiement" n'est pas disponible sur la facture du fournisseur et il n'est pas possible d'effectuer un paiement pour cette facture.
• Les factures des fournisseurs dont le paiement a été suspendu ne s'affichent pas sur la page des paiements de factures lors du traitement des paiements en masse.
• Lors du traitement des paiements des fournisseurs via l'Electronic Payment SuiteApp, les factures marquées d'une "mise en attente de paiement" n'apparaissent pas dans la file d'attente de paiement.

Nous avons utilisé cette fonctionnalité de mise en attente de paiement dans notre processus de gestion personnalisé pour nous assurer qu'une facture de partenaire n'apparaisse pas dans la file d'attente pour le paiement, tant que la facture de client correspondante n'est pas payée. C'est pourquoi la case de mise en attente de paiement a été cochée par défaut.  

Deuxièmement, au lieu d'utiliser des scripts personnalisés, nous avons décidé de programmer des flux de travail pour automatiser le processus commercial consistant à cocher et décocher dynamiquement la "mise en attente du paiement".

Lorsque vous configurez un flux de travail pour qu'il s'exécute selon un calendrier, le flux de travail s'exécute en fonction des résultats d'une recherche enregistrée. Lorsque vous choisissez de lancer un flux de travail sur une base planifiée, vous sélectionnez une recherche enregistrée et définissez ensuite le calendrier d'exécution du flux de travail. Vous pouvez programmer l'exécution du flux de travail une fois, toutes les 30 minutes ou à une heure donnée, sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Dans notre cas, nous avons décidé de programmer le flux de travail quotidiennement, la nuit (lorsque les activités au sein du compte NetSuite de notre client sont les plus faibles). Sachez qu'en raison de la fréquence d'exécution du flux de travail (30 minutes minimum), le processus n'est pas toujours immédiat dans NetSuite.

Avant de définir la planification du flux de travail, vous devez créer la recherche sauvegardée.

La recherche enregistrée doit être exécutée sur le même type d'enregistrement que le type d'enregistrement de base du flux de travail. La recherche sauvegardée doit également inclure au moins un filtre défini dans le sous-onglet Critères de la recherche sauvegardée. Nous avons créé une première recherche sauvegardée qui rechercherait toutes les factures qui ont une facture client liée avec le statut "payé en totalité".

Sur la page de définition du flux de travail, sélectionnez l'option Planifié, sélectionnez la recherche enregistrée et définissez la planification du flux de travail.

À l'heure prévue, NetSuite exécute la recherche sauvegardée et lance une instance de flux de travail à exécuter sur chacun des enregistrements des résultats de la recherche.

Dans le cadre de la gestion des états du flux de travail, nous avons créé un état avec une action "définir la valeur du champ" pour "décocher" la case d'attente de paiement. De cette façon, une fois que le flux de travail s'exécute sur les enregistrements de factures fournisseurs où une facture client liée est payée, il libère l'indicateur de blocage de paiement sur les factures fournisseurs et rend ces factures disponibles pour le paiement dans NetSuite.

Conclusion

En combinant ces deux fonctionnalités standard, nous avons réussi à automatiser un processus commercial vital pour notre client.

D'une part, l'utilisation de la fonctionnalité de mise en attente du paiement au lieu d'un flux d'approbation avec un statut d'approbation en attente permet de suivre les écritures comptables correctes tout en mettant le paiement en attente. D'autre part, la planification des flux de travail sur la base de recherches enregistrées permet d'automatiser des règles de gestion complexes.

En bref

• Entretien facile par l'utilisateur final
• Pas besoin d'utiliser SuiteScript
• Fonctionnalités standard de NetSuite
• Le processus n'est pas immédiat

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