Générer des avis de paiement pour les fournisseurs

Contexte

L'un de nos clients nous a récemment demandé de rationaliser son processus de paiement des fournisseurs. Dans le cadre du processus de paiement des fournisseurs, il souhaitait avoir la possibilité de justifier tout paiement envoyé à un fournisseur en fournissant un aperçu des factures, des crédits de factures et de toute autre transaction dans NetSuite appliquée à ce paiement.

Fonctionnalités

Afin d'automatiser ce processus, nous avons utilisé un simple flux de travail sur l'enregistrement du paiement de la facture, lié à un modèle pdf avancé.

Tout d'abord, le flux de travail ajoute un bouton "Envoyer un rapport d'avis de paiement" sur l'enregistrement de paiement de facture.

Ce bouton est lié à une action d'envoi d'e-mail dans le flux de travail, au cas où un "e-mail d'avis de paiement" est indiqué dans la fiche du vendeur. Si ce n'est pas le cas, le flux de travail se rendra à la fiche du vendeur pour permettre à l'utilisateur d'indiquer une adresse électronique avant d'envoyer l'avis de paiement.

Deuxièmement, le flux de travail envoie l'avis de paiement en format PDF à l'adresse électronique correspondante du fournisseur.

Jusque-là, il n'y a pas de réelle complexité car il s'agit de flux de travail de base de NetSuite.

La complexité réside dans le modèle de pdf, qui doit inclure toutes les factures des fournisseurs ainsi que les crédits de factures ou les journaux appliqués au paiement (ou aux factures correspondantes).

Les modèles PDF avancés dans NetSuite utilisent une combinaison de code HTML et FreeMarker.
Le code HTML s'occupe de la mise en page, tandis que le code FreeMarker peut ajouter une logique plus complexe aux informations affichées dans le PDF. Dans cet exemple, nous avons d'abord parcouru en boucle toutes les factures qui ont été payées avec le montant correct payé par facture. Ensuite, nous avons fait la même chose pour les crédits de factures utilisés/appliqués en ajoutant une condition selon laquelle seuls les crédits de factures liés à l'une des factures payées dans la section ci-dessus doivent être affichés.

Le courrier électronique envoyé au fournisseur donne un aperçu rapide de toutes les transactions liées :

Conclusion

Grâce à ce flux de travail simple et à ce modèle pdf avancé, le client est heureux d'envoyer un avis de paiement à ses fournisseurs afin d'éviter tout malentendu dans le processus de paiement des fournisseurs.

En bref

• Entretien facile par l'utilisateur final
• Pas besoin d'utiliser SuiteScript
• Fonctionnalités standard de NetSuite

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