Gestion des projets interentreprises - Novutech Solution personnalisée

Contexte

La gestion de projet est au cœur des processus commerciaux de nombreuses entreprises. Bien que le module de gestion de projet de NetSuite offre un ensemble complet de fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs d'avoir une vue d'ensemble de leurs projets et de leur rentabilité, certaines entreprises ont besoin d'un peu de personnalisation pour répondre à leurs besoins les plus spécifiques.

Dans le cas présenté dans cet article, l'un de nos clients NetSuite OneWorld avait besoin, pour des raisons fiscales, de pouvoir acheter des services auprès d'un fournisseur d'une filiale différente de celle du projet/client.

En règle générale, NetSuite ne permet pas de lier une transaction à un projet dans une autre filiale. La solution proposée par NetSuite est la fonctionnalité Intercompany Time and Expenses, qui exige que l'employé ou le fournisseur comptabilise du temps sur le projet. Cependant, dans ce cas, l'entreprise avait besoin de générer des bons de commande et des factures de fournisseurs ; nous devions donc trouver une alternative créative.

Le processus personnalisé décrit dans cet article vise à relier les bons de commande d'une filiale à des projets dans d'autres filiales, tout en gérant l'impact inter-sociétés réel et engagé de ces transactions.

Fonctionnalités

L'idée centrale de cette personnalisation est de toujours avoir une transaction d'achat liée au projet par le biais du champ de ligne standard afin de s'assurer que les coûts associés seront inclus dans la rentabilité du projet.

Notre intervention personnalisée a lieu à trois endroits :

1. lorsqu'une commande fournisseur est créée dans une filiale différente de celle du projet et que les coûts engagés doivent être générés ;
2. lorsque cette commande fournisseur est facturée et que les coûts réels doivent être générés ;
3. lorsque les coûts réels sont générés et que les coûts engagés doivent être supprimés.

1. PO du fournisseur et coûts engagés

Trois nouveaux champs personnalisés sont ajoutés au bon de commande et seront utilisés si le bon de commande est lié à un projet dans une autre filiale.

L'utilisateur sélectionne d'abord une filiale, puis le projet correspondant dans la filiale sélectionnée.

Lorsque la commande est enregistrée, une autre commande équivalente est automatiquement créée dans la filiale du projet, le fournisseur inter-sociétés représentant la filiale de la commande initiale. Cette commande inter-sociétés est liée au projet dans le champ "projet/client", ce qui permet d'inclure les coûts dans le calcul de rentabilité du projet et dans le sous-tableau des pertes et profits du projet.

Les deux commandes sont également liées l'une à l'autre par le biais du troisième champ personnalisé.

2. Facture du fournisseur et coûts réels

Lorsque le bon de commande initial est facturé, deux choses doivent se produire :

• les coûts réels doivent être reflétés dans le projet ;
• les coûts engagés doivent disparaître.

Tout d'abord, afin de générer les coûts réels dans le compte de résultat du projet et de s'occuper en même temps de la transaction inter-sociétés, notre personnalisation crée une écriture de journal inter-sociétés avancée lorsque le bon de commande du fournisseur est facturé. Cette écriture a deux objectifs :

• il est lié au projet concerné via le champ standard et est inclus dans le compte de résultat du projet en tant que coût réel ;
• elle comptabilise la charge intragroupe dans la filiale du client et le produit correspondant dans la filiale du fournisseur.

3. Suppression des coûts engagés

La deuxième action du script consiste à clôturer automatiquement la commande inter-sociétés qui était liée au projet. Ainsi, les coûts engagés ne sont plus pris en compte dans le calcul de rentabilité.

Par conséquent, si nous examinons le compte de résultat du projet après la facturation d'une commande fournisseur, nous pouvons constater que les coûts engagés sont devenus des coûts réels.

Conclusion

Cette solution personnalisée offre le double avantage de permettre aux utilisateurs de NetSuite d'inclure les bons de commande dans le calcul de la rentabilité du projet dans plusieurs filiales, tout en comptabilisant l'impact inter-sociétés de ces transactions en temps réel.

Grâce à ce processus, notre client peut avoir, à tout moment d'un projet multi-filiales, une vision claire et précise des pertes et profits du projet et de la situation générale de la comptabilité inter-sociétés.

En bref

• P&L précis du projet
• Impact précis de la comptabilité inter-compagnies
• Entièrement automatisé

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