Modifier la hiérarchie des sociétés mères et des filiales dans NetSuite

Contexte

Dans NetSuite, la hiérarchie des filiales d'une entreprise est un principe particulièrement important car elle représente la structure de base d'un environnement. 

La hiérarchie des filiales est déterminée lors de la création d'un environnement NetSuite. La possibilité de modifier la société mère (et donc la hiérarchie des filiales) est possible mais n'est pas évidente. Dans cet article, nous verrons comment effectuer cette modification. 

Une entreprise peut avoir plusieurs raisons de modifier la hiérarchie de ses filiales, notamment 

• Une entreprise a été acquise et une nouvelle société mère doit être créée.
• La société mère doit être remplacée par une autre filiale dans la hiérarchie. Par exemple, la filiale numéro deux devient la filiale mère. 
• Vous souhaitez élever une filiale dans la hiérarchie.

Par exemple, la filiale numéro trois devient une filiale régionale plutôt qu'une filiale locale.

Notez qu'une modification de la hiérarchie des filiales nécessite l'activation de fonctionnalités spécifiques et peut avoir des répercussions importantes sur un environnement NetSuite. Veuillez lire attentivement la section Impacts potentiels de la modification d'une hiérarchie secondaire dans NetSuite pour en savoir plus sur ces impacts. 

Impacts et fonctionnalités

Impacts potentiels de la modification de la hiérarchie des filiales dans NetSuite

Dans NetSuite, la configuration des filiales est l'une des notions les plus importantes et implique des relations dans tout l'environnement. 

Si vous souhaitez changer de société mère, vous devez agir avec prudence et être conscient des impacts(https://netsuite.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/91150) que cela peut impliquer. Veuillez donc lire les impacts potentiels (accord de licence) que ce changement peut entraîner :

• La modification des entrées dans la hiérarchie des filiales peut avoir des conséquences juridiques et financières importantes. Assurez-vous d'être autorisé à effectuer de tels changements et consultez les parties prenantes appropriées de votre entreprise avant de procéder.
• Au minimum, Oracle vous recommande de lire la documentation officielle et d'examiner et de télécharger tous les documents qui peuvent être pertinents pour ces modifications, y compris, mais sans s'y limiter, les états financiers tels que le bilan, le compte de résultat, la balance de vérification et les rapports audités des périodes précédentes, tant au niveau consolidé qu'au niveau des filiales, ainsi que les taux de change consolidés.
• Pour s'assurer que les modifications sont mises en œuvre correctement, il convient d'abord de les effectuer dans un environnement de type "bac à sable", puis d'examiner minutieusement tous les états financiers et les taux de change consolidés pour s'assurer que les modifications ont eu les conséquences prévues avant de les déployer dans un environnement de type "production".
•  Les conséquences des modifications mises en œuvre sortent du cadre de l'assistance mise à la disposition de votre organisation par Oracle, et votre organisation est seule responsable de l'effet de ces modifications sur l'utilisation du produit par votre organisation et de tous les coûts ou dépenses découlant de ou liés à ces modifications, y compris, mais sans s'y limiter, le coût de toutes les corrections de données nécessaires.
• Les zones du produit susceptibles d'être affectées par de telles modifications sont notamment les suivantes
  •  Les états financiers existants peuvent être perdus sans possibilité de récupération.
  • Les filiales peuvent être désactivées
  • Les taux de change consolidés/budgétaires peuvent être recalculés de manière irréversible
  • Les filiales d'élimination peuvent avoir une filiale mère différente.
  • Les journaux d'élimination automatique peuvent être comptabilisés dans la filiale d'élimination incorrecte.
  • L'option Inclure les enfants (filiales) peut inclure un ensemble différent de filiales qu'auparavant
  • Les restrictions accordées sur les rôles peuvent changer
  • Les rapports peuvent ne pas fournir des résultats corrects si la date de modification de la hiérarchie des filiales est franchie.
  • La personnalisation et les scripts utilisant la filiale peuvent commencer à échouer

Si vous avez des questions avant d'effectuer de telles modifications, vous pouvez nous contacter ou ouvrir un ticket d'assistance pour demander l'aide d'Oracle.

Fonctionnalités et autorisations requises

La création d'une nouvelle société mère n'est pas aussi simple que l'ajout d'une nouvelle filiale enfant. Pour pouvoir ajouter une nouvelle société mère, l'option "Autoriser la modification de la hiérarchie des filiales" doit être activée. Pour ce faire, allez dans Configuration > Société > Préférences générales(https://netsuite.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/91458) avec le rôle d'administrateur. Cliquez ensuite sur l'icône du calendrier pour définir le dernier jour de la période de modification.

Remarque : La préférence générale "Autoriser la modification de la hiérarchie des filiales" est un champ de date. Utilisez ce champ pour spécifier le dernier jour de la période de modification de la hiérarchie subsidiaire. La période de modification peut durer au maximum 30 jours. Après le jour spécifié, vous ne pouvez plus modifier votre hiérarchie secondaire. Toutefois, vous pouvez à nouveau définir la préférence.

Si vous n'utilisez pas le rôle d'administrateur, un ensemble d'autorisations est nécessaire pour activer la préférence générale "Autoriser la modification de la hiérarchie subsidiaire". Ces autorisations sont les suivantes :

•  Dans le sous-onglet Listes de votre rôle, vous devez activer l'autorisation Filiales avec un niveau de modification ou complet. Vous devez également avoir accès à toutes les filiales.

• Dans le sous-onglet Configuration, vous devez disposer d'un droit complet de Configuration de la société pour définir la préférence générale "Autoriser la modification de la filiale". Vous devez également disposer d'un niveau complet d'autorisation de modification de la hiérarchie des filiales pour modifier la structure hiérarchique des filiales. En outre, vous devez avoir accès à toutes les filiales.

Solution

Une fois que vous avez saisi une période de modification dans le champ de préférence "Autoriser la modification de la filiale", vous pouvez modifier la hiérarchie des filiales et changer la société mère(https://netsuite.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/91459/kw/subsidiary%20hierarchy%20change).

1. Allez dans Configuration > Société > Classifications > Filiales (Administrateur).
2. Cliquez sur Editer à côté de la filiale que vous souhaitez déplacer dans la hiérarchie.
   Note : Vous ne pouvez pas définir un nouveau parent directement sur un nouvel enregistrement. Si vous souhaitez créer un nouvel enregistrement en tant que nouveau parent, vous devez d'abord enregistrer l'enregistrement. Ensuite, en mode édition, positionnez le nouveau parent dans la hiérarchie. Vous ne pouvez pas faire d'une filiale d'élimination la filiale mère
3. Dans la liste "Filiale mère", déplacez la filiale à la nouvelle place dans la hiérarchie. Pour que la filiale devienne la société mère, sélectionnez la ligne vide au-dessus de la société mère.

4. Lisez l'accord de licence (voir la section "Impacts potentiels" ci-dessus) qui inclut les impacts associés à la modification de la hiérarchie subsidiaire.
5. Cliquez sur Enregistrer.
   Remarque : selon la quantité de données que NetSuite doit traiter, l'enregistrement de la modification de la hiérarchie peut prendre jusqu'à 30 minutes.
6.  Cliquez sur Liste dans le coin supérieur droit de la page.
7. Affichez la hiérarchie des filiales mise à jour sur la page de liste des filiales.

Si vous souhaitez ajouter une toute nouvelle société mère, vous devez d'abord créer une nouvelle filiale, la sauvegarder, puis répéter les étapes mentionnées ci-dessus. Pour ajouter une nouvelle filiale, allez dans Configuration > Société > Filiales > Nouveau. 

Conclusion

NetSuite offre la possibilité de modifier la société mère et, par conséquent, la hiérarchie des filiales. Pour ce faire, quelques fonctionnalités et étapes sont nécessaires. En outre, un contrat de licence doit être accepté avant d'effectuer la modification, car il peut présenter des risques importants pour votre environnement NetSuite. Après avoir lu et accepté le contrat de licence, vous pourrez modifier la hiérarchie des filiales.  

En bref

• Possibilité de modifier la hiérarchie de la société mère et des filiales. 
• Lire attentivement l'accord de licence et évaluer les impacts potentiels    
• Conseil : effectuez d'abord la modification dans un environnement de type "bac à sable".

Sources d'information

https://netsuite.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/91150

https://netsuite.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/91458

https://netsuite.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/91459/kw/subsidiary%20hierarchy%20change