Qu'est-ce que Fast Four apporte à l'application pour améliorer les fonctionnalités standard de NetSuite ?

Contexte

Sur Novutech, nous travaillons main dans la main avec Fast Four, qui fait maintenant partie de Zone & Co, un partenaire ERP complet spécialisé dans NetSuite. Ils offrent de nombreuses possibilités d'étendre certaines des fonctionnalités de notre ERP et il y en a deux en particulier avec lesquelles nous aimons travailler. La première SuiteApp, Fast Four Bank Reconciliation, réconcilie automatiquement avec les relevés bancaires tout ce qui concerne les factures, les paiements, les notes de frais et bien d'autres choses encore, et s'appuie sur le téléchargement d'un relevé ou d'un flux de transactions directement depuis la banque. La seconde SuiteApp, Fast Four Scan & Capture, automatise la saisie des factures fournisseurs à partir des factures PDF et des factures électroniques, ainsi que la livraison des factures électroniques aux clients.

Fonctionnalités

Sur Novutech, nous travaillons principalement avec deux SuiteApps Fast Four, Rapprochement Bancaire et Scan & Capture, que nous allons vous présenter dans l'article suivant.Rapprochement BancaireLaSuiteApp Fast Four Rapprochement Bancaire permet aux utilisateurs de réconcilier automatiquement leurs comptes bancaires en quelques minutes et d'économiser des heures de traitement manuel chaque jour. Cela signifie moins de tracas, de saisie manuelle et d'erreurs. En d'autres termes, au lieu que les utilisateurs perdent des heures à saisir et à faire correspondre chaque ligne de leur relevé bancaire, cette SuiteApp crée et réconcilie automatiquement toutes les transactions en une seule étape. Pour ce faire, les utilisateurs téléchargent simplement les relevés ou configurent un flux de transactions directement à partir de leur banque pour créer et rapprocher automatiquement les transactions entre plusieurs sociétés, comptes bancaires, cartes, devises et fournisseurs de paiement électronique. Par conséquent, le rapprochement bancaire de Fast Four offre un meilleur contrôle, une plus grande visibilité et permet de se concentrer sur l'utilisation des données plutôt que sur leur saisie.

Après cette brève introduction, plongeons dans les points forts de cette SuiteApp.

• Automatiser la saisie et le rapprochement des transactions bancaires

L'application Fast Four Bank Reconciliation Suite importe des fichiers de relevés bancaires et effectue un processus de rapprochement automatique dans NetSuite. L'argent reçu génère des transactions de paiement sur les factures des clients, tandis que les paiements effectués sont liés aux factures, aux journaux et aux autres dépenses sur la base de règles de correspondance automatiques. Les transactions suggérées pour toute ligne non appariée sont visibles dans l'écran de rapprochement bancaire en un seul clic. Presque tous les formats de fichiers sont pris en charge, y compris CODA, Comp53, MT940, OFX, QFX et bien d'autres, y compris les formats spécifiques à certains pays. En outre, si un format utilisé par le client n'est pas pris en charge en standard, l'application peut être configurée selon les besoins en important un CSV avec un mappage de champ personnalisé.

• Résoudre des scénarios complexes en un seul clic

Les paiements en devises étrangères, les paiements consolidés ou fractionnés et les différences de paiement peuvent tous être traités en cliquant sur un bouton, ce qui améliore considérablement la fonctionnalité standard de NetSuite et réduit sensiblement le temps nécessaire aux utilisateurs pour rapprocher les transactions. Des transactions ad hoc, telles que les paiements par carte ou les intérêts bancaires, peuvent également être facilement créées à la volée.

• Rapprocher les cartes de crédit et les passerelles de paiement

Le rapprochement automatisé ne se limite pas aux comptes bancaires. Grâce à des options de configuration prêtes à l'emploi, il est possible d'automatiser facilement le rapprochement de toutes les transitions d'une entreprise, y compris les fournisseurs de cartes de crédit ou les passerelles de paiement.

• Annuler le prélèvement automatique

Dans les cas où les débits directs sont utilisés pour recevoir les paiements des clients, les paiements peuvent parfois être annulés. L'application de rapprochement bancaire de Fast Four fait automatiquement correspondre les annulations de prélèvement et les enregistre correctement dans le grand livre en tant que nouveau type de transaction appelé "Annulation de prélèvement". Ce processus rouvre automatiquement la facture originale et affiche la raison de l'annulation, permettant aux flux de travail standard de NetSuite d'alerter les utilisateurs, de demander automatiquement un nouveau paiement ou de suivre le client en personne.

• Autoriser les écritures de journal sur plusieurs lignes

En plus de tous ces avantages, grâce à la SuiteApp de rapprochement bancaire, de nombreuses opérations peuvent être gérées telles que le paiement client, le paiement client non appliqué, le paiement fournisseur (paiement de facture), le paiement fournisseur sans facture appliquée (prépaiement), le paiement de note de frais, d'autres paiements (autres que AP ou AR), le paiement par transfert de fonds électronique et le paiement par débit direct.Scan & CaptureEn ce qui concernel'application Fast Four Scan & Capture Suite, il s'agit d'une solution native d'automatisation des processus Purchase-To-Pay (P2P) pour NetSuite. Elle automatise la création de factures et de crédits fournisseurs en utilisant l'OCR, sans avoir à quitter l'écran NetSuite. Elle réduit de 83 % le traitement manuel des comptes fournisseurs, élimine les risques et améliore les personnalisations, les flux de travail, les tableaux de bord et les rapports existants de NetSuite sans se soucier des intégrations ou des logiciels externes. Cette application est facile à utiliser et abordable, l'installation et la formation à distance nécessitant moins de deux heures de travail.

Passons maintenant aux caractéristiques les plus importantes de cette SuiteApp.

• OCR, apprentissage automatique et capture de factures électroniques

Grâce à la reconnaissance optique des caractères (OCR), les factures des fournisseurs et les crédits reçus sous forme de documents PDF sont automatiquement créés au niveau de la ligne dans NetSuite. L'application est formée pour reconnaître des facteurs tels que l'apparence du fournisseur, la date de la transaction, la référence de la commande et le montant, ce qui signifie que les utilisateurs n'ont pas besoin de créer des transactions, de remplir des données ou même de quitter leur écran NetSuite. Cela permet de réduire le temps de traitement de 83 % en moyenne et d'éliminer les erreurs manuelles. Les factures électroniques sont également faciles à gérer grâce aux importations XML, ce qui signifie que cette technologie peut être adoptée immédiatement et à l'avenir, au fur et à mesure que son utilisation se répandra.

• Écran partagé et tableau de bord des transactions

Il n'est pas nécessaire de quitter l'écran NetSuite ou de naviguer vers un logiciel externe pour visualiser les transactions et les documents pertinents. Les utilisateurs, les approbateurs et les auditeurs peuvent rapidement et facilement visualiser la transaction NetSuite et le document reçu des fournisseurs sur un seul écran grâce à la fonction d'écran partagé. Le tableau de bord des transactions fournit également une vue d'ensemble simple des transactions par statut afin de permettre aux utilisateurs de progresser et d'achever rapidement les tâches et de passer à la tâche suivante.

• Capturer des champs supplémentaires et étendre les flux de travail et les personnalisations existants

L'application étant native, tout ce qui est capturé est piloté par la configuration NetSuite. Les personnalisations existantes, les champs supplémentaires ou les flux de travail d'approbation peuvent être utilisés ou améliorés en toute confiance sans avoir à se soucier des intégrations externes ou de la compatibilité avec des formats tiers.

• Correspondance des commandes, reconnaissance des lignes et traitement automatique des fournisseurs

Le rapprochement de trois commandes peut être automatisé en incluant plusieurs commandes dans une facture consolidée. La reconnaissance au niveau de la ligne signifie que les coûts peuvent être correctement attribués au niveau de la ligne, même sur plusieurs pages, sans qu'il soit nécessaire de procéder à une saisie ou à une attribution manuelle. Pour encore plus d'efficacité, certains fournisseurs peuvent être marqués pour un "traitement automatique", ce qui signifie que leurs factures sont automatiquement transmises pour approbation, sans intervention manuelle.

• Prise en charge de pratiquement toutes les langues et tous les jeux de caractères

Il convient de mentionner que la technologie OCR peut reconnaître et traiter presque toutes les langues et tous les jeux de caractères en standard.Grâce à l'application Scan & Capture SuiteApp, qu'il s'agisse de gérer des milliers de factures de fournisseurs ou seulement quelques-unes, cette application constitue un moyen plus rapide, plus efficace et plus agréable de traiter les factures.

Conclusion

Sur Novutech, nous travaillons principalement avec les deux applications de la Fast Four Suite, Bank Reconciliation et Scan & Capture, que nous recommandons régulièrement à nos clients. Nous avons donc l'habitude de travailler avec ces applications et sommes en mesure de fournir une expertise sur leur mise en œuvre et leur utilisation.

En bref

Sourceshttps://www.suiteapp.com/Fast-Four-Bank-Reconciliationhttps://www.suiteapp.com/Fast-Four-Scan-Capture