Novutech Solution de relance personnalisée

Contexte

Lorsqu'il s'agit de la gestion des comptes clients, nombre de nos clients se montrent intéressés par un processus de relance permettant de suivre leurs soldes en souffrance et d'envoyer des lettres de recouvrement à leurs clients. En effet, la relance est typiquement une partie fastidieuse, mais essentielle, de toute entreprise et un processus de recouvrement entièrement automatisé et rationalisé peut être très apprécié par les utilisateurs de NetSuite.

Cependant, nos propres clients ont rarement besoin d'une méthode trop complexe et préfèrent conserver une approche simple mais efficace. Dans ce cas, comme il serait contre-productif de configurer une application lourde et étendue pour n'utiliser qu'une fraction de ses fonctionnalités, nous concevons généralement notre propre processus de relance personnalisé pour répondre aux besoins de nos clients sans en faire trop.

Fonctionnalités

Selon les besoins de l'utilisateur, il est possible d'utiliser la relance au niveau du client ou au niveau de la transaction, sur la facture.

Dans cet article, nous détaillons notre solution au niveau du client, qui est généralement privilégiée par nos clients. Pour mettre en place cette méthode, différents processus standard de NetSuite sont utilisés : modèles d'emails, personnalisation des formulaires, recherches sauvegardées et workflows.

Modèles d'e-mails

La première étape consiste à définir le nombre de niveaux de relance en termes de jours de retard et à rédiger le modèle d'e-mail pour chaque seuil, en adaptant le ton et le contenu en fonction du retard de paiement.

Personnalisation des formulaires

La deuxième étape consiste à personnaliser le formulaire client en ajoutant les champs qui seront utilisés pour déterminer l'état de relance correspondant au solde impayé du client.

Voici les champs que nous utilisons :

• Exclure de la relance : pour vérifier si le processus de relance ne s'applique pas à ce client.
• Relance à traiter : une case pour chaque État, en fonction du jour de retard.
• Traitement de la relance : une case pour chaque État, cochée si l'e-mail a été envoyé.
• Date de relance : un champ de date pour chaque État, indiquant la date à laquelle le courriel a été envoyé.

Recherches sauvegardées

L'ensemble du processus repose sur un certain nombre de recherches sauvegardées. En fonction du solde en souffrance, du nombre de jours de retard et des cases à cocher de relance dans la fiche du client, plusieurs recherches répartissent les clients endettés dans différents états :

[1] Clients dont le solde en souffrance dépasse un certain nombre de jours mais pour lesquels la case "relance" correspondante n'est pas cochée, à condition que "Exclure de la relance" ne soit pas coché (c'est-à-dire que le client est entré dans un nouvel état).

[2] Les clients dont la case "Relance" est cochée mais dont la case correspondante "Relance traitée" n'est pas cochée (c'est-à-dire que l'e-mail de relance n'a pas encore été envoyé).

[3] Clients dont la case "Relance" ou "Relance effectuée" est cochée mais dont le solde n'est pas en souffrance (c'est-à-dire qu'ils ont réglé leur compte).

Flux de travail

Enfin, trois types de flux de travail programmés sont exécutés chaque jour sur la base des résultats des recherches sauvegardées susmentionnées pour cocher/décocher les cases de relance et finalement envoyer les courriels aux clients.

[1] Workflows pour cocher la bonne case "relance".

[2] Flux de travail pour envoyer l'e-mail si la case "Relance" est cochée mais pas la case correspondante "Relance traitée". Ce processus utilise les modèles d'e-mail créés lors de la première étape et joint un PDF de la déclaration du client à l'e-mail. Elle vérifie également la case "Relances traitées" et ajoute la date dans le champ correspondant.

[3] Workflows pour décocher les cases une fois que le compte est réglé.

Résultats

Les clients reçoivent un courrier électronique automatisé les informant qu'ils doivent régler un solde en souffrance. Le relevé qui leur rappelle toutes leurs transactions en cours est joint à l'e-mail.

Sur la fiche du client, les champs de relance sont mis à jour en conséquence, ce qui garantit une bonne visibilité sur le processus.

Solutions alternatives

Comme indiqué ci-dessus, une solution similaire peut être configurée au niveau de la transaction, pour chaque facture, en fonction de la date d'échéance et du statut de la facture.

Un autre ajustement possible consiste à utiliser les mises à jour de masse pour déclencher les flux de travail "Envoi d'e-mails" plutôt que de les planifier. Cela permet aux utilisateurs d'avoir un aperçu des clients concernés et de faire une sélection avant d'envoyer les rappels.

Conclusion

Cette solution personnalisée permet au client de recouvrer plus facilement les soldes impayés, ce qui peut être une tâche épuisante et fastidieuse. Ce processus automatisé permet à nos clients d'économiser le temps et le stress liés aux appels et aux courriers incessants qu'ils doivent adresser à leurs clients pour exiger le paiement, et les aide à garantir la stabilité de leurs flux de trésorerie.

En bref

• Facile et direct
• Processus standard de NetSuite
• Adaptabilité aux activités des utilisateurs
• Peut être entièrement automatisé
• Suivi facile du statut de chaque client en fonction de son état

Une question ? Vous souhaitez mettre en œuvre cette solution ?