Rapports : Affectation d'un compte GL à plusieurs catégories de rapports en fonction du département

Contexte

Nous avons récemment été chargés de créer un rapport basé non seulement sur le compte GL mais aussi sur le département des transactions qui y sont enregistrées. Plus précisément, notre client souhaitait pouvoir générer un compte de résultat en utilisant trois catégories principales. Certains comptes GL étaient associés à une catégorie dans une relation univoque, mais d'autres étaient associés à une catégorie différente en fonction du département, ce qui signifie qu'un compte GL devait être divisé en différentes catégories de rapport en fonction du département renseigné au niveau de la transaction. Voici comment nous avons géré cela dans NetSuite.

Fonctionnalités

NetSuite comprend un outil de reporting assez puissant et flexible qui offre de nombreuses fonctionnalités intéressantes. Dans le cas décrit ci-dessus, nous avons pu répondre aux attentes de notre client en utilisant une fonctionnalité standard simple mais utile.

La plupart des rapports sont généralement élaborés sur la base des comptes du GL, et les filtres utilisés dans la section des comptes sont le nom du compte, le numéro du compte ou le type de compte. Toutefois, d'autres filtres sont disponibles et peuvent s'avérer très utiles : Client, Département, Article, Filiale.

En combinant des filtres de comptes et de départements, nous avons réussi à générer un compte de résultat qui répondait aux besoins de notre client.

Selon le département, une transaction peut toucher l'une ou l'autre des catégories constituant le compte de résultat. Cela présente deux avantages principaux dont notre client avait besoin :

1. Visibilité claire sur les coûts de chaque segment (ici les départements regroupés en catégories de frais généraux).
2. En fonction de la structure du rapport et du département sur les transactions, les coûts d'un compte seront inclus dans différentes mesures (marge brute, EBITDA, EBIT...).

Résultats

Une fois que les comptes sont correctement mappés dans l'outil de personnalisation des rapports, le résultat est vraiment simple et les coûts sont correctement attribués à la section correspondante. En outre, NetSuite garantit qu'il est impossible de comptabiliser deux fois la même transaction, ce qui signifie que s'il existe une section A avec une règle Compte GL + Département et une section B avec uniquement une règle Compte GL, la section B n'inclura pas les transactions comptabilisées précédemment dans la section A.

Conclusion

En matière de reporting, NetSuite propose un large éventail de fonctionnalités et de filtres permettant aux utilisateurs de créer des rapports hautement personnalisables et leur offrant une vision claire des segments, des mesures et des périodes qu'ils souhaitent surveiller. Le plus souvent, ces fonctionnalités standard suffisent amplement à répondre aux besoins spécifiques des clients en matière de reporting.

En bref

• Fonction standard et facile à utiliser
• Visibilité claire des coûts comptabilisés par segment
• Mesures personnalisables
• Double preuve, chaque transaction ne peut être incluse qu'une seule fois.

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