Recherches sauvegardées trucs et astuces

Contexte

Le reporting étant un sujet important dans tout projet ERP, NetSuite propose ce que l'on appelle des recherches sauvegardées.

Ces recherches sauvegardées permettent, grâce à une interface graphique assez intuitive, de consulter toutes les données de l'ERP.

Bien que l'outil soit intuitif, dès qu'il s'agit de mettre en place une mise en page ou des conditions complexes, cela peut s'avérer plus difficile.

C'est pourquoi nous vous présentons quelques conseils et astuces que nous avons utilisés pour répondre au mieux aux besoins de nos clients.

TRUCS ET ASTUCES

Astuce 1 : Utiliser des doubles tuyaux pour concaténer "||"

Cela vous permettra de combiner les données de plusieurs colonnes en une seule.

Vous pouvez concaténer ce que vous voulez, texte ou colonne de NetSuite, et vous pouvez également inclure du code html.

Conseil 2 : Utiliser leslignes"Main Line", "Shipping Line" et "Tax Line".

Dans une recherche sauvegardée, vous pouvez décider à quel niveau vous voulez voir les données.

Pour ce faire, vous disposez de trois critères dans la section des critères de votre recherche sauvegardée.

Le critère "Ligne principale" permet de déterminer si vous souhaitez voir uniquement le niveau de l'en-tête de votre enregistrement/transaction ou non.

Il suffit de le régler sur "non" pour ne voir que le niveau de la ligne.

La même logique s'applique aux lignes de taxe et aux lignes d'expédition avec les critères "Ligne de taxe" et "Ligne d'expédition".

Conseil 3 : Colonne introuvable

Les formules de la recherche sauvegardée sont très utiles et vous permettent de repousser les limites de cet outil de reporting.

Par exemple, si vous ne trouvez pas le champ que vous souhaitez afficher dans les options disponibles de la liste des résultats, il est possible d'extraire les données souhaitées via une formule de texte en utilisant l'ID du champ et de les afficher dans une colonne de formule spécifique.

Pour trouver l'identifiant d'un champ, activez l'option "afficher les identifiants internes" dans vos préférences personnelles et cliquez sur l'étiquette du champ pour ouvrir la fenêtre d'aide, qui contiendra l'identifiant en question. Vous pouvez également utiliser le navigateur d'enregistrements de Netsuite pour les champs standard.

Conseil 4 : Formules SQL

Toujours en ce qui concerne les colonnes de formules, vous pouvez utiliser des fonctions SQL utiles comme "CASE" ou de nombreuses autres dans vos critères ou dans vos colonnes de résultats.

Dans cet exemple, j'affiche un texte dans la colonne en fonction du montant de ma transaction. 

Conseil n° 5 : mise en valeur

La fonction de mise en évidence des lignes peut s'avérer très utile pour faire ressortir les données importantes lorsque vous consultez les résultats de la recherche.

Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre dans le sous-onglet Mise en valeur et de définir la condition souhaitée, puis, selon vos besoins, de choisir une image, de mettre le texte en couleur, de changer l'arrière-plan ou de mettre le texte en gras.

Dans notre exemple, j'utiliserai la même fonction que celle que j'ai créée précédemment pour conditionner la couleur d'arrière-plan des lignes de ma recherche sauvegardée.

Conclusion

Grâce à tous ces conseils, vous serez en mesure de générer des recherches sauvegardées plus précises et plus dynamiques pour afficher ce que vous voulez vraiment (et ce dont vous avez besoin !). Comme nous le savons, le reporting est crucial pour toute prise de décision stratégique efficace et flexible ; et toute petite astuce qui permet aux entreprises de faire des choix rapides et bien informés est très précieuse, et nous sommes heureux de la partager avec vous !