Référence structurée pour la Belgique

Contexte

Bien que les champs proposés par NetSuite soient nombreux pour certaines régions, il nous manque un champ très utile pour la Belgique, à la fois sur la facture et sur le bordereau.

En Belgique, une communication courante sur les factures est ce que l'on appelle une référence structurée.
Cette référence est composée de 12 chiffres, les deux derniers chiffres étant le modulo (reste euclidien) des 10 premiers chiffres divisé par 97. Il s'agit de l'une des caractéristiques de la facture qui est malheureusement absente du modèle actuellement fourni par NetSuite.

Fonctionnalités

Afin de combler cette lacune et d'aider nos clients belges à réconcilier leurs paiements au quotidien, nous avons créé une solution en trois étapes :

Tout d'abord, dans l'enregistrement de la facture elle-même, nous avons ajouté un champ qui contiendra la référence structurée.

Lors de l'enregistrement, si le champ a été rempli, un ClientScript vérifie la validité du champ. Plus précisément, il vérifie la longueur du numéro saisi (12), le type de caractères (uniquement numériques) et la validité des deux derniers chiffres de la référence par rapport aux dix premiers (mod 97). Si l'une de ces conditions n'est pas remplie, une alerte apparaît et indique à l'utilisateur que la référence de la facture structurée est incorrecte et quelles sont les règles à suivre.

Cette configuration implique que la responsabilité de la saisie correcte du numéro de référence structuré incombe à l'utilisateur, puisque la référence structurée n'est pas générée automatiquement.

The second step is to enhance the SEPA Payment File Template for Belgium.
In the <RmtInf> tag we added the specific information that indicates the presence of a structured reference. This is associated with a condition that verifies whether there is a structured reference or not. We made sure that the structured reference would always be preferred to the regular reference.

Enfin, sur la facture, nous avons également ajouté un champ de référence pour les références structurées

Le champ est rempli par un script personnalisé après l'envoi de la facture. Pour que la référence reste unique, nous utilisons le numéro de la facture pour la générer. La référence structurée suivra le même format que celui mentionné ci-dessus, apparaissant sur la facture envoyée aux clients.

Conclusion

Cette solution vise à résoudre un problème fréquemment rencontré par les utilisateurs de NetSuite en Belgique. Grâce à ces adaptations, les utilisateurs de NetSuite peuvent générer correctement des fichiers de paiement avec une référence de facture structurée conforme aux exigences spécifiques de la Belgique et envoyer des factures contenant des références structurées.

Ces fonctionnalités ont été conçues de manière à ce que l'utilisateur garde le contrôle sur ce numéro de référence structuré et soit responsable de sa conformité du côté de la facture et de sa génération automatique du côté de la facture.

En bref

• Conforme aux spécificités du SEPA belge
• Référence structurée sélectionnée par défaut
• Responsabilité de l'utilisateur

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