Approbations SuiteApp (NetSuite 19.2)

Les flux d'approbation font partie intégrante de nombreux processus commerciaux et la plupart des entreprises exigent des voies d'approbation très spécifiques basées sur des règles complexes. Face à la lourdeur du processus de personnalisation de ces flux d'approbation sur une base régulière au sein de flux de travail complexes dans NetSuite, nous avons décidé d'essayer SuiteApprovals SuiteApp. Voici notre évaluation rapide.

Fonctionnalités

SuiteApprovals permet à l'utilisateur de mettre en place une série de règles en fonction de ses besoins. L'utilisateur doit d'abord sélectionner le type de transaction, la filiale, la période active et le niveau de priorité de la règle. Ensuite, l'utilisateur peut choisir une devise, le seuil au-delà duquel la règle est désactivée et le type d'acheminement. Il est intéressant de noter que l'application permet à l'utilisateur de choisir la limite d'achat de l'employé comme déclencheur du processus d'approbation (ici dans le cas d'une commande).

Si l'utilisateur choisit l'option personnalisée pour le type d'acheminement, l'étape suivante consiste à définir la ligne d'approbation en établissant une série d'approbateurs et leur montant d'approbation. L'application offre la possibilité de passer par tous les approbateurs ou d'aller directement à l'approbateur ayant le bon montant d'approbation. Dernière caractéristique intéressante : l'approbateur peut être une personne, un rôle ou un groupe ; et l'utilisateur peut décider, dans le cas d'un rôle ou d'un groupe, s'il veut qu'un seul approbateur ou toutes les personnes du groupe concerné valident la transaction.

Une fois la règle établie, l'approbateur peut accepter ou rejeter la transaction. En cas de rejet, il doit saisir un motif de rejet qui apparaît ensuite dans un champ de l'enregistrement de la transaction. L'employé qui a créé la transaction peut facilement voir pourquoi elle a été rejetée et éventuellement la modifier et la soumettre à nouveau.

Limites

SuiteApprovals offre de nombreuses fonctionnalités intéressantes, mais nous avons également rencontré un certain nombre de restrictions. Notre test a révélé quatre problèmes principaux qui se sont avérés être des obstacles au processus que nous essayions de mettre en œuvre :

1. L'utilisateur ne peut sélectionner qu'une seule filiale, ce qui signifie qu'il doit reproduire les règles pour chaque entité de l'entreprise. L'utilisateur doit s'assurer de sélectionner la bonne filiale avant de configurer la chaîne d'approbation, sinon il la perdra et devra repartir de zéro s'il change de filiale pour la règle.
2. Si l'utilisation d'un groupe statique comme approbateur a très bien fonctionné, le test avec un groupe dynamique n'a donné aucun résultat. Il ne s'agit pas d'un problème majeur, mais il doit être pris en compte.
3. La SuiteApp est livrée avec une série de scripts qui peuvent poser des problèmes, comme la définition de routes d'approbation pour des transactions pour lesquelles l'utilisateur n'a pas besoin d'approbation. Il peut avoir besoin de suivre les scripts superflus pour les désactiver.
4. Une fois enregistrée, la règle est pratiquement impossible à modifier et ne peut être supprimée si des enregistrements y sont associés. Seuls quelques champs peuvent être modifiés et il n'est même pas possible de la désactiver, ce qui réduit l'évolutivité de la règle.

La voie à suivre

Dans la version 2020.1, SuiteApprovals SuiteApp permettra la création de règles d'approbation pour les enregistrements de demandes d'achat. En outre, la prise en charge de l'approbation interfiliale pour les utilisateurs permettra désormais de spécifier ou d'ajouter des approbateurs d'une filiale différente de la filiale d'une règle d'approbation. NetSuite continuera probablement à investir du temps pour améliorer cette SuiteApp dans les prochaines versions.

Conclusion

Bien qu'il s'agisse d'un outil intéressant visant à simplifier la mise en place de flux d'approbation complexes au cours d'une mise en œuvre de NetSuite, l'application SuiteApprovals SuiteApp est assortie d'une série de restrictions qui peuvent, dans certains cas, rendre la vie de l'utilisateur plus difficile. L'application peut certainement être d'une grande aide pour les petites entreprises dont les flux d'approbation sont assez simples, mais elle n'est pas adaptée aux grandes entités dont la structure est complexe et qui ont des configurations d'approbation spécifiques.

En bref

• Facile à utiliser
• Une chaîne d'approbation solide
• Flux de rejet sans faille
• Manque d'évolutivité
• Manque de flexibilité