Validation du numéro d'identification fiscale par VIES

Contexte

Comment puis-je savoir si mon client européen a un numéro de TVA valide ? C'est une question que vous vous posez souvent et qui est importante !

En effet, pour facturer correctement vos clients et vous conformer à la législation européenne, vous devez vous assurer que leur numéro d'enregistrement fiscal est valide. Cela vous permettra également d'appliquer un code fiscal intracommunautaire à vos clients européens et d'établir des rapports fiscaux précis (rapport sur la taxe de vente de l'UE, Intrastat...).

Heureusement, le site VIES offre une solution rapide à ce problème. VIES (VAT Information Exchange System) est un moteur de recherche appartenant à la Commission européenne qui permet de vérifier la validité du numéro d'enregistrement fiscal d'une entreprise. Les données utilisées pour contrôler les numéros sont extraites des bases de données nationales de TVA lorsqu'une recherche est effectuée à partir de l'outil VIES.

Fonctionnalités

Actuellement, dans NetSuite, il existe une solution manuelle qui consiste en un lien indiquant la validité du numéro de TVA à l'aide d'une fenêtre contextuelle. Cette alerte est également générée automatiquement lorsque vous saisissez un numéro d'enregistrement fiscal non valide dans le champ Numéro d'enregistrement fiscal. Tax Reg.

Les raisons pour lesquelles un numéro de TVA n'est pas valide peuvent être multiples :

• Présence de "." ou "-" ou "/" ou d'un espace
• Le préfixe du pays est manquant
• Nombre incomplet

Cependant, la réponse du contrôle VIES est simplement informative, elle ne modifie en rien le numéro qui a été saisi dans le champ de NetSuite. En cliquant sur OK, l'utilisateur peut valider un numéro d'enregistrement fiscal qui n'est pas conforme à la législation communautaire et qui entraînera des divergences dans les rapports juridiques.

NovutechSolution personnalisée

Afin de rendre ce contrôle plus efficace, nous avons mis au point une solution qui facilite la vie des utilisateurs et permet de gagner beaucoup de temps. Ce script d'optimisation fonctionne en deux étapes :

1. Mise à jour du numéro de TVA
   
   La première étape consiste à vérifier le formatage du numéro de TVA et à l'adapter pour le rendre éligible au contrôle VIES. Tout d'abord, le script supprime tous les caractères qui n'ont pas leur place dans un numéro de TVA (. - /). Ensuite, nous vérifions si le préfixe du pays est présent. Si ce n'est pas le cas, le script met à jour le numéro de TVA avec le préfixe du pays du client.
   
   Exemple pour un client belge : 088.090-15 devient BE08809015.
   
   
2. Envoyer le numéro de TVA transformé à VIES
   
   Le nouveau numéro de TVA est ensuite envoyé à VIES pour en vérifier la validité.

• S'il est valide, l'ancien numéro de TVA est remplacé par le nouveau dans le champ standard Tax Reg. de NetSuite et l'enregistrement est sauvegardé.
• S'il n'est pas valide, nous avons créé un nouveau champ qui contiendra le mauvais numéro de TVA, tandis que le champ du numéro de TVA standard sera effacé. De cette manière, l'utilisateur sait que le contrôle VIES a été effectué et, plus important encore, le numéro de TVA incorrect n'est pas utilisé dans les transactions futures.

Conclusion

Grâce à cette personnalisation utile, nous permettons aux utilisateurs de NetSuite de vérifier facilement la validité des numéros d'enregistrement fiscal de leurs clients à l'aide d'un moteur de vérification officiel. Grâce à cette simple amélioration, ils peuvent dormir sur leurs deux oreilles, sachant que toutes leurs transactions utilisent des numéros de TVA d'entreprise valides et, par conséquent, le code fiscal communautaire ou national correct.

En bref

• Contrôle automatisé
• Nettoie + contrôle la validité de tout numéro d'enregistrement
• Moteur officiel de la Commission européenne à toute épreuve
• Conforme à la comptabilité fiscale de la CE

Une question ? Vous souhaitez mettre en œuvre cette solution ?