Les étapes logiques d'une sélection ERP réussie... et pourquoi cela prend souvent autant de temps

En tant que fournisseurs expérimentés de solutions ERP, nous comprenons l'importance d'une procédure de sélection approfondie. Nos vendeurs principaux, Jan, Johan et Joris, ont plus de 80 ans d'expérience dans le monde de l'ERP et de l'informatique et ont appris qu'une approche prudente est essentielle. Dans cet article, ils examinent ensemble les étapes logiques que les entreprises doivent suivre pour une sélection ERP réussie.

Préparation et planification stratégique

La première étape consiste à préparer et à planifier stratégiquement la sélection d'un système ERP. Il s'agit de jeter des bases solides pour l'ensemble du processus, ce qui est souvent négligé ou sous-estimé à tort. Elle commence par une exploration approfondie des objectifs et des besoins de l'entreprise. L'accent est mis sur la formulation d'une vision claire, l'implication des parties prenantes concernées, l'élaboration d'un budget réaliste, la constitution d'une équipe appropriée et l'établissement de critères de sélection. Cette démarche jette les bases d'une sélection réussie d'un système ERP, qui contribuera en fin de compte à améliorer l'efficacité, à réduire les coûts et à accroître la productivité de l'organisation.

Analyse des besoins

L'étape 2 est une phase charnière au cours de laquelle nous explorons en profondeur les opérations de l'organisation. Il s'agit de passer au crible les processus existants, d'impliquer les parties prenantes pour comprendre leurs défis et d'identifier les domaines dans lesquels un système ERP peut améliorer l'efficacité. En saisissant les objectifs et les lacunes spécifiques de l'organisation, cette étape jette les bases du choix de la bonne solution ERP. Il s'agit de favoriser le dialogue, d'acquérir des connaissances et de s'assurer que notre choix final s'aligne parfaitement sur les besoins de l'organisation, en visant un partenariat fructueux plutôt que d'être un simple fournisseur. En fin de compte, cette phase constitue un lien crucial entre la planification stratégique et la sélection proprement dite d'une solution ERP, facilitant ainsi une mise en œuvre efficace.

Recherche de fournisseurs

L'étape 3a consiste à effectuer des recherches approfondies sur les fournisseurs potentiels de systèmes ERP. L'objectif est de réduire stratégiquement la sélection à quelques fournisseurs pour permettre une évaluation plus approfondie. Cette approche met l'accent sur une collaboration étroite avec les fournisseurs sélectionnés afin d'évaluer non seulement leurs capacités techniques, mais aussi leur volonté de s'aligner sur la vision de l'organisation.

Demande d'information et demande de proposition

L'étape 3b consiste à créer des documents de demande d'information (RFI) et de demande de proposition (RFP) après avoir choisi un nombre limité de fournisseurs. La demande d'information permet de comprendre les antécédents et l'expérience des fournisseurs, tandis que l'appel d'offres demande des propositions détaillées sur la manière dont chaque fournisseur envisage de répondre aux besoins de l'organisation. Ces deux étapes mettent l'accent sur la collaboration, l'alignement stratégique et l'évaluation approfondie afin que le fournisseur sélectionné devienne plus qu'un simple vendeur, mais un partenaire stratégique aligné sur les objectifs de l'organisation.

Démonstrations et évaluation

À l'étape 4, après avoir rassemblé les documents de demande d'information et de demande de propositions, l'accent est mis sur la concrétisation des concepts théoriques en invitant les fournisseurs sélectionnés à présenter des démonstrations de leurs systèmes ERP. Ces démonstrations visent à évaluer l'aspect pratique, l'expérience de l'utilisateur et l'adaptabilité du système aux besoins du client. L'accent est mis sur une expérience "look-and-feel", en explorant des fonctionnalités ou des processus spécifiques pour évaluer l'efficacité et la facilité d'utilisation. L'interaction pendant les démonstrations permet des discussions approfondies sur les aspects techniques, culturels et opérationnels. Après les démonstrations, des évaluations approfondies sont menées conjointement avec les clients, en tenant compte des fonctionnalités techniques, de l'évolutivité, de la coopération avec les fournisseurs et de l'alignement sur les objectifs à long terme de l'organisation. Cette phase permet d'affiner les options et de guider le processus de prise de décision en connaissance de cause pour sélectionner la solution ERP qui correspond le mieux à la vision et aux objectifs du client.

Évaluation financière

L'étape 5 consiste à évaluer les aspects financiers des systèmes ERP. Il s'agit d'évaluer non seulement les coûts initiaux, mais aussi les dépenses à long terme telles que les coûts de propriété, les licences, la mise en œuvre et l'assistance continue. Il est essentiel d'établir un budget réaliste et de prendre en compte l'évolutivité au fur et à mesure de la croissance de l'organisation. En outre, pour des solutions telles que NetSuite, qui sont de véritables systèmes en nuage, les mises à niveau et les mises à jour automatiques réduisent la nécessité d'une intervention manuelle, libérant ainsi le service informatique pour des initiatives stratégiques, ce qui peut conduire à des économies de coûts à long terme et à des efficacités opérationnelles.

Décision de sélection

L'étape 6 consiste à faire le choix définitif d'un système ERP sur la base d'une analyse approfondie, en tenant compte des aspects techniques, pratiques, financiers et de l'alignement stratégique. Cette décision doit faire l'objet d'un consensus entre toutes les parties prenantes pour que la mise en œuvre se fasse sans heurts. En tant que fournisseur, notre rôle est d'apporter un soutien, des informations et des conseils pour garantir une décision éclairée et conforme à la vision du client. Cette étape est cruciale, car elle jette les bases de l'orientation du projet en traduisant les objectifs du client en un choix concret de solution ERP fondé sur l'expertise et l'effort collectifs.

Préparation du déploiement

Préparer la mise en œuvre en optimisant les processus existants. La durée moyenne d'unprocessus de sélection d'un ERP en semaines peut varier considérablement en fonction de la complexité de l'organisation et du projet. En général, cependant, vous pouvez faire une estimation approximative en vous basant sur les phases que j'ai mentionnées plus haut. Voici une approximation du délai moyen en semaines pour chacune des étapes clés :

1. Préparation et planification stratégique (interne) : 4-12 semaines
2. Analyse des besoins (interne) : 12-24 semaines
3. Sélection des fournisseurs : 8 à 16 semaines
4. Démonstrations et évaluation : 4-8 semaines
5. Évaluation financière (interne) : 4-12 semaines
6. Décision de sélection (interne) : 4-8 semaines
7. Préparation de la mise en œuvre : 8-12 semaines

Cela donne un total de 48 à 92 semaines, ce qui équivaut à environ 1 à 2 ans pour l'ensemble du processus de sélection de l'ERP jusqu'au début effectif de la mise en œuvre. Veuillez noter qu'il s'agit d'une estimation générale et que les délais réels peuvent varier considérablement en fonction des circonstances spécifiques de l'organisation et du projet. Il est important de faire preuve de souplesse et de prendre le temps nécessaire pour prendre une décision éclairée qui corresponde aux besoins et aux objectifs de l'organisation. Ilest possible d'accélérer le processus de sélection d'un PGI, mais il est important de procéder avec prudence et de trouver le bon équilibre entre rapidité et rigueur. Une approche trop hâtive peut conduire à omettre des étapes et des considérations importantes, ce qui peut entraîner des problèmes à long terme. Le processus de sélection et de mise en œuvre d'un système ERP comporte plusieurs étapes cruciales. Tout d'abord, une préparation minutieuse et une planification stratégique sont essentielles pour appréhender les besoins de l'organisation et s'assurer que le système choisi s'aligne sur ses objectifs. Si cette étape n'est pas franchie, le système ERP risque de ne pas correspondre aux exigences de l'entreprise. La phase suivante d'analyse des besoins permet de renforcer cet alignement et d'éviter les problèmes lors de la mise en œuvre. L'efficacité de l'optimisation des processus d'entreprise pendant la préparation est essentielle, bien qu'elle prenne du temps ; une planification et une affectation des ressources minutieuses peuvent accélérer cette phase sans compromettre les performances à long terme. Toutefois, pour accélérer le processus, des ressources supplémentaires, telles que du personnel ou des consultants, peuvent être nécessaires. Une communication claire et l'engagement des parties prenantes restent essentiels, même dans des délais accélérés, pour garantir la réussite du projet.