Dévoiler les coûts réels des solutions d'entreprise : ERP open-source ou propriétaire

Introduction

Dans le domaine des solutions d'entreprise, deux systèmes distincts occupent souvent le devant de la scène : les solutions libres adaptables et les systèmes SaaS (Software as a Service) rationalisés. Lorsque l'on choisit un logiciel, on se concentre généralement sur les coûts immédiats tels que le prix d'achat ou les frais d'abonnement mensuels. Cependant, les coûts globaux sur la durée de vie du logiciel sont souvent bien plus élevés que ces dépenses initiales. Prenons l'exemple de NetSuite et d'OpoeH-ERP (un ERP fictif à code source ouvert). NetSuite est réputé pour ses fonctionnalités étendues, mais ses coûts initiaux peuvent être considérablement élevés et visent souvent les moyennes et grandes entreprises. En revanche, OpoeH-ERP peut sembler plus attrayant en raison de ses coûts initiaux moins élevés, liés à sa nature de logiciel libre. Mais il ne s'agit pas seulement de ces dépenses initiales. Ces solutions sont souvent appréciées pour leur adaptabilité et leur flexibilité. Elles permettent aux entreprises d'adapter le logiciel à leurs besoins spécifiques et à leurs processus opérationnels. Toutefois, cette adaptabilité peut se traduire par des coûts de mise en œuvre initiaux plus élevés et, éventuellement, par des dépenses de personnalisation, étant donné que des solutions sur mesure sont souvent nécessaires pour répondre pleinement aux exigences d'une entreprise. Ces solutions ont tendance à attirer les entreprises qui recherchent un contrôle total et des possibilités de personnalisation, en particulier lorsqu'elles disposent de capacités informatiques internes pour en assurer la gestion.

Des systèmes SaaS rationalisés comme NetSuite :

À l'inverse, les systèmes SaaS tels que NetSuite offrent des solutions prêtes à l'emploi disponibles par le biais d'abonnements. Ces systèmes s'accompagnent généralement de coûts de mise en œuvre initiaux moins élevés et offrent des délais de déploiement plus courts car ils sont standardisés et nécessitent moins de personnalisations. Ils intéressent souvent les entreprises qui recherchent la rapidité, l'évolutivité et une moindre dépendance à l'égard des ressources informatiques internes pour la gestion des logiciels.

Comparaison des coûts de propriété :

Lorsque l'on compare le "coût de propriété" de ces deux systèmes, il est essentiel de prendre en compte tous les aspects : coûts initiaux, coûts de mise en œuvre, capacités de personnalisation, maintenance, mises à jour, évolutivité et coûts de croissance future. Si les solutions à code source ouvert peuvent entraîner des coûts initiaux de mise en œuvre et de personnalisation plus élevés, elles pourraient s'avérer plus rentables à long terme en raison de leur flexibilité et de leur capacité à évoluer avec des coûts de licence supplémentaires limités. En revanche, les systèmes SaaS ont des coûts initiaux et des frais de maintenance potentiellement plus faibles, mais ils peuvent devenir plus coûteux à mesure que l'entreprise se développe et exige davantage de fonctionnalités. Tout se résume à trouver le bon équilibre entre l'adaptabilité, les coûts directs et l'évolutivité à long terme, en fonction des besoins et des capacités de l'entreprise. En comprenant les différences et les similitudes entre ces systèmes, les entreprises peuvent mieux déterminer quelle solution correspond le mieux à leur situation unique et à leurs objectifs à long terme.

L'illusion de la baisse des coûts initiaux :

Une solution SaaS, comme NetSuite, peut initialement entraîner des coûts plus élevés qu'un logiciel libre. Les frais d'abonnement mensuels peuvent sembler plus élevés à première vue, mais ils englobent souvent divers services qui, autrement, devraient être achetés séparément avec une solution open-source. Il s'agit notamment de services essentiels tels que l'hébergement, la sécurité et l'assistance, qui sont tous inclus dans les frais d'abonnement. À l'inverse, OpoeH peut sembler rentable à première vue en raison des faibles coûts d'acquisition, mais les entreprises doivent investir elles-mêmes dans l'infrastructure, l'hébergement et la maintenance, ce qui risque d'augmenter les coûts globaux à long terme.

Mise en œuvre et personnalisation :

OpoeH, en tant que solution à code source ouvert, offre une certaine adaptabilité mais peut souvent impliquer un temps de mise en œuvre plus long et des coûts de personnalisation plus élevés. En effet, des ajustements sur mesure sont souvent nécessaires pour aligner le logiciel sur les besoins spécifiques de l'entreprise. À l'inverse, NetSuite est réputé pour sa rapidité de mise en œuvre, même si les coûts initiaux peuvent être plus élevés. La nature standardisée des solutions SaaS pourrait se traduire par une réduction des coûts de personnalisation pour les entreprises qui souhaitent être rapidement opérationnelles.

Maintenance, mises à jour et coûts de service :

Les solutions SaaS comme NetSuite gèrent souvent de manière centralisée la maintenance, les mises à jour et les services. Cela entraîne une réduction des coûts internes pour l'entreprise, car le fournisseur se charge d'assurer les performances du logiciel et les mises à jour de sécurité. En revanche, OpoeH exige de l'entreprise qu'elle gère elle-même les mises à jour et les services, ce qui peut entraîner des efforts et des coûts internes supplémentaires pour la maintenance et la mise à jour du logiciel.

Évolution et coûts futurs :

OpoeH offre une certaine adaptabilité, mais les solutions SaaS comme NetSuite peuvent évoluer plus facilement sans coûts supplémentaires importants. NetSuite pourrait s'avérer avantageux pour les entreprises en croissance qui ont besoin d'une mise à l'échelle rapide, tandis qu'OpoeH pourrait nécessiter des ajustements et des expansions entraînant des coûts supplémentaires au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise. Si OpoeH offre une certaine flexibilité, les dépenses liées aux ajustements et aux extensions pourraient augmenter au fil du temps.

L'importance d'une analyse approfondie :

Une analyse complète des coûts totaux sur la durée de vie du logiciel est cruciale pour comparer OpoeH et NetSuite. Il est essentiel de prendre en compte non seulement les coûts initiaux, mais aussi les dépenses à long terme telles que la mise en œuvre, les personnalisations, la maintenance et l'évolutivité. Pour prendre une décision éclairée, il faut comprendre à la fois les coûts directs et les implications à long terme pour l'entreprise.Prenons un exemple fictif pour illustrer les coûts totaux sur la durée de vie d'OpoeH, une solution open-source, et de NetSuite, une solution SaaS.Supposons qu'une entreprise, Juovero Technics, soit à la recherche d'une solution logicielle pour ses processus commerciaux, y compris la gestion de la relation client, la comptabilité et la gestion des stocks.

OpoeH (solution à source ouverte) :

• Coût de l'abonnement annuel à l'OpoeH : 25 000 euros par an
• Coûts de mise en œuvre : 50 000 euros pour les personnalisations et les solutions sur mesure.
• Coûts annuels d'infrastructure et de maintenance personnalisée : 2 500 euros
• Coûts informatiques internes pour la gestion et la maintenance : 10 000 euros par an
• Mises à jour et améliorations : 50 000 euros sur 5 ans
• Coût total sur 5 ans : 287 500 euros
• Coût total sur 10 ans : 525 000 euros

NetSuite (solution SaaS) :

• Coût de l'abonnement annuel à NetSuite : 30 000 euros
• Coûts de mise en œuvre : 100 000 euros pour une mise en œuvre rapide sans personnalisation.
• Pas de coûts supplémentaires pour l'infrastructure, maintenance personnalisée : €0
• Coûts informatiques internes pour la gestion et la maintenance : 5 000 euros par an
• Mises à jour et améliorations : 0 € sur 5 ans
• Coût total sur 5 ans : 275 000 euros
• Coût total sur 10 ans : 450 000 euros

La comparaison entre les systèmes à source ouverte et les systèmes SaaS révèle une interaction complexe entre les investissements initiaux, les possibilités de personnalisation et les dépenses à long terme. Si les solutions open-source comme OpoeH peuvent sembler attrayantes en raison de leurs coûts initiaux moins élevés, elles impliquent souvent des dépenses cachées pour les personnalisations, l'infrastructure et la maintenance, ce qui risque d'augmenter les coûts globaux à long terme. Au contraire, les systèmes SaaS comme NetSuite peuvent sembler plus chers au départ, mais ils intègrent souvent des services essentiels dans leurs coûts d'abonnement, ce qui réduit le besoin de personnalisation et de gestion centralisée de la maintenance et des mises à jour. Il est essentiel pour les entreprises de trouver un équilibre optimal entre l'adaptabilité, les coûts directs et l'évolutivité future, afin de sélectionner la solution qui correspond le mieux à leurs besoins uniques et à leurs objectifs de croissance.