Système de comptabilité de caisse avec TVA | Solution personnalisée Novutech

Contexte

Nombre de nos clients sont situés dans des pays où la TVA peut être calculée soit sur la base de la comptabilité de caisse, soit sur la base de la comptabilité d'exercice en fonction des réglementations locales, notamment en France.

Avec la méthode de comptabilité de caisse, la TVA est calculée lorsque le paiement réel est effectué au fournisseur ou reçu du client, tandis que la méthode de comptabilité d'exercice oblige les entreprises à enregistrer la TVA dès qu'une facture est émise à un client ou reçue d'un fournisseur.

Cela peut avoir un impact important sur les flux de trésorerie d'une entreprise, étant donné que le système de comptabilité de caisse de la TVA permet aux entreprises de payer réellement leur TVA uniquement lorsque (ou si) ils sont payés, mais leur refuse en revanche le droit à toute déclaration de TVA avant que le paiement ne soit effectué à leurs fournisseurs.

NetSuite ne permet pas nativement aux entreprises d'utiliser les deux méthodes comptables simultanément (sauf pour générer des rapports basés sur les mouvements de trésorerie), ce qui signifie qu'une personnalisation est nécessaire pour gérer la TVA en fonction de la transaction et des règles qui s'y appliquent.

Fonctionnalités

Comme il n'existe pas de méthode standard pour gérer cela dans NetSuite, notre personnalisation est conçue pour gérer de manière dynamique la TVA qui est due sur la base des transactions de débit/crédit ou sur la base de la trésorerie.

Les codes de taxe de transit sont utilisés pour la création de factures ou de factures lorsqu'un régime de comptabilité de caisse est applicable. Pour les exclure des déclarations de TVA, la case « Exclure de la déclaration de TVA » est cochée dans l'enregistrement du code fiscal. Chaque code fiscal en transit est lié à un code fiscal final.

Une fois qu'un paiement est effectué ou reçu, les codes fiscaux « En transit » sont corrigés par les derniers via une écriture comptable et c'est à ce moment-là que la TVA est enregistrée dans la déclaration de TVA.

Regardons un exemple pour bien comprendre le processus :

Une facture est établie et n'a pas encore été payée. Le pays de la filiale est la France et la France utilise la méthode de comptabilité de caisse.

Lors du paiement de cette facture, un script s'exécute et détecte qu'un code fiscal « En transit » a été utilisé dans une transaction et que la contrepartie avec le code fiscal final doit être effectuée.

Une entrée de journal est automatiquement créée et corrige la TVA du paiement.

Le montant du code fiscal en transit est crédité. Le même montant est débité avec le code fiscal final.

Un lien direct entre le paiement et le journal est présent sur les deux transactions et un enregistrement personnalisé a été créé pour établir un lien approprié entre la facture, le paiement de la facture et l'écriture comptable pour la correction de la TVA (la même logique s'applique du côté des ventes).

Comme indiqué ci-dessous, la déclaration de TVA est affectée au cours de la période comptable correcte au cours de laquelle le paiement a été effectué, et non au moment de la création de la transaction initiale (facture/crédit de facture ou facture/note de crédit).

Une automatisation complète a été mise en place avec des scripts planifiés afin de faciliter l'intervention manuelle de l'utilisateur final des services financiers.

Cette personnalisation est conçue pour fonctionner avec les transactions suivantes : facture, crédit de facture, note de crédit. Il prend en charge le paiement partiel et le paiement unique pour plusieurs transactions (dès que le même code fiscal est utilisé sur la transaction d'origine).

Conclusion

Cette solution aide les entreprises européennes et en particulier françaises à automatiser l'un de leurs défis cruciaux en matière de déclaration fiscale.

La TVA basée sur la comptabilité de caisse ne faisait pas partie de l'ancienne taxe actuelle et ne faisait pas encore partie du nouveau moteur SuiteTax. Par conséquent, notre personnalisation fournit aux clients actuels et futurs de NetSuite une solution robuste pour relever cet important défi comptable et fiscal.

En bref

• Flux automatisé puissant
• Rapports faciles via un enregistrement personnalisé
• Conforme à la TVA de caisse

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