Waarom is User Acceptance Testing een cruciale fase in een ERP-implementatieproject?

Achtergrond

Bij de implementatie van een ERP is het cruciaal om ervoor te zorgen dat de gebruikers bekend zijn met de processen en de tool die ze dagelijks na de go-live zullen gebruiken. Niet alleen dat, maar de processen moeten voldoen aan hun zakelijke behoeften. Om deze zaken aan te pakken, doorloopt elk implementatieproject een fase van gebruikerstests, genaamd User Acceptance Testing. Tijdens deze fase zullen gebruikers verschillende processen testen die van belang zijn voor hun functie en deze valideren. In dit artikel zullen we bekijken hoe User Acceptance Testing werkt bij Novutech en waarom dit een belangrijk onderdeel is van elk NetSuite-implementatieproject.

Hoe het werkt

Tijdens de Inschakelen Als onderdeel van een project worden toekomstige NetSuite-gebruikers gevraagd om de processen te testen die door ons team in NetSuite zijn ontworpen, geïmplementeerd en getest om aan hun vereisten te voldoen. Het kan gaan van de oprichting van een leverancier tot het afsluiten van boekhoudperioden, en elke gebruiker zal worden gevraagd om de processen te testen die overeenstemmen met zijn/haar dagelijkse taken. Deze fase vindt plaats in een Zandbak omgeving, die uitsluitend bedoeld is voor testdoeleinden. Acties die in deze omgeving worden ondernomen, hebben geen effect op de activiteiten van het bedrijf, waardoor gebruikers zoveel kunnen testen als ze willen.

Concreet wordt een lijst met scenario's die in NetSuite moeten worden gerealiseerd, naar de juiste gebruikers gestuurd, afhankelijk van hun toekomstige NetSuite. Bij elk scenario wordt een gedetailleerde lijst met instructies gegeven om ervoor te zorgen dat alle stappen duidelijk worden begrepen. Aan het einde van een stap wordt een controle uitgevoerd om te bevestigen dat de gebruiker zich op het juiste pad bevindt en dus verder kan gaan met het scenario (s).

Gebruikers kunnen een scenario valideren als het aan hun verwachtingen voldoet, maar ze kunnen ook bij ons terugkomen als ze vinden dat het anders zou moeten werken. In dat geval werken we met hen samen om het proces in NetSuite opnieuw te definiëren en indien nodig opnieuw op te bouwen.

Wat zijn de voordelen van User Acceptance Testing?

De fase van User Acceptance Testing is belangrijk omdat deze twee belangrijke voordelen biedt:

• Gebruikers beginnen NetSuite te gebruiken en kunnen daarom voor de livegang wennen aan het ERP-systeem.
• Gebruikers kunnen feedback geven over NetSuite-processen. Dit voorkomt onaangename verrassingen na de livegang, aangezien alle belangrijke processen worden gevalideerd tijdens de fase van de User Acceptance Testing.

Deze twee punten laten zien waarom deze fase echt om de gebruiker draait. Het kan tijdrovend zijn om alle scenario's te testen, maar het is op de lange termijn gunstig voor toekomstige NetSuite-gebruikers. Door de scenario's serieus uit te voeren, hebben ze namelijk de kans om goed voorbereid te zijn op Go-Live. Vanuit het oogpunt van de integrator is User Acceptance Testing ook de fase waarin kan worden vastgesteld of het ERP-systeem klaar is om te worden geïmplementeerd of niet. Zoals eerder vermeld, zorgt de integrator er tijdens deze kritieke fase voor dat de klant het uitgevoerde werk valideert.

Conclusie

Samenvattend: tijdens de fase van User Acceptance Testing worden toekomstige NetSuite-gebruikers gevraagd om scenario's uit te voeren en te valideren in een testomgeving. Het stelt hen in staat om vertrouwd te raken met NetSuite en feedback te geven over de scenario's die ze aan het testen zijn. Deze fase is daarom een belangrijk moment in een project, wanneer gebruikers processen kunnen valideren en wanneer de integrator ervoor kan zorgen dat het ERP-systeem klaar is voor implementatie.

In het kort

• Testprocessen in NetSuite
• Scenario's valideren op basis van testen
• Gebruikersacceptatietests zijn gunstig voor toekomstige NetSuite-gebruikers