[PIAS] Klantgetuigenis - Wereldwijde financiële harmonie dankzij NetSuite

Over [PIAS]

[PIAS], afkorting van "Play It Again, Sam," een knipoog naar de beroemde zin uit Casablanca, is een onafhankelijk Belgisch platenlabel dat in 1982 in Brussel werd opgericht door Kenny Gates en Michel Lambot. Vanaf het begin heeft [PIAS] artiesten wereldwijd ondersteund en gepromoot via een gepassioneerd internationaal netwerk van muziekliefhebbers. In de loop der jaren heeft het bedrijf zijn bereik uitgebreid door filialen te openen in verschillende landen. Deze klantgetuigenis gaat dieper in op de geschiedenis van [PIAS] en de succesvolle samenwerking met Novutech.

Integratie van NetSuite bij [PIAS].

Aanvankelijk richtte [PIAS] zich op het distribueren van platen van onafhankelijke labels in België, maar na verloop van tijd heeft [PIAS] zijn aanwezigheid uitgebreid door dochterondernemingen te openen op meerdere continenten en door belangrijke labels over te nemen, zoals het klassieke muzieklabel Harmonia Mundi. Om zijn groei te ondersteunen en te beheren, moest [PIAS] zijn financiële operaties stroomlijnen, zijn boekhoudprocessen standaardiseren en zijn systemen harmoniseren. Dus wendde het bedrijf zich op natuurlijke wijze tot NetSuite als zijn ERP-oplossing.

Doelstellingen en prestaties met NetSuite

Het primaire doel voor [PIAS] met NetSuite was het centraliseren van het financiële beheer van zijn talrijke dochterondernemingen. Met NetSuite beheert [PIAS] nu ongeveer 30 dochterondernemingen, waarbij meer dan 35 gebruikers van de financiële afdeling betrokken zijn. Het gebruik van de tool heeft geleid tot gestandaardiseerde boekhoudprocessen, waardoor de consolidatie van financiële gegevens werd vergemakkelijkt. Met name het aanpassingsvermogen van NetSuite bij het beheren van meerdere wetgevingen en valuta's is van onschatbare waarde geweest. [PIAS heeft ook al zijn boekhoudprocessen gedigitaliseerd, waarbij papieren archieven volledig zijn geëlimineerd en alles nu digitaal wordt gehost binnen NetSuite. De tweede doelstelling was het integreren van oplossingen om complexiteiten met betrekking tot gegevensvolume, automatisering en integratie met externe tools beter aan te pakken. De complexiteit komt voort uit de noodzaak om de inkomsten en uitgaven van royalty's van artiesten te registreren in de dochterondernemingen waar deze contracten worden ondertekend, waarbij veel kosten en doorbelastingen tussen dochterondernemingen plaatsvinden. Er zijn verschillende oplossingen en automatiseringen geïmplementeerd, waaronder meerdere segmentaties, workflows voor doorbelasting met spiegeling van intercompany facturen en self-billing voor het automatisch aanmaken van leveranciersfacturen.

Slimme optimalisatie in het inkoopproces

[PIAS] heeft er bewust voor gekozen om bij het boeken van aankopen systematisch gebruik te maken van inkoopartikelen in plaats van simpelweg te boeken op grootboekrekeningen, vanaf de eerste uitgifte van inkooporders tot en met de verwerking van facturen van leveranciers. Deze strategie heeft effectief uitgavenbeheer mogelijk gemaakt en tegelijkertijd het algemene begrip binnen de teams verbeterd. De aanpak werd voornamelijk gekozen om intercompany herfacturatie en spiegeling van intercompany facturen tijdens intercompany doorbelastingen te vergemakkelijken, aangezien NetSuite op intelligente wijze inkomsten- of uitgavenrekeningen gebruikt die gerelateerd zijn aan items, die een belangrijke stroom in de activiteiten van [PIAS] vertegenwoordigen.

Andere aangepaste oplossingen toegevoegd

• NovutechAanmaningsoplossing
• Gebruik van Novutech om gestructureerde betalingsreferenties te genereren;
• Implementatie van aangepaste verkooporders om te voldoen aan specifieke bedrijfsvereisten, zodat de verkoop nauwkeurig en effectief kan worden gevolgd en gerapporteerd;
• Gebruik van ZoneReconcile voor automatische verwerking van bankafschriften;
• Ontwikkeling en integratie van een aangepaste workflow voor goedkeuring van inkooporders, waardoor interne processen worden geoptimaliseerd.

Toekomstige doelstellingen

Enkele doelstellingen voor de toekomst zijn: doorgaan met het harmoniseren van processen in verschillende dochterondernemingen, het gebruik van de betalingsmodule uitbreiden, een tool voor bankreconciliatie integreren en nieuwe tools voor bedrijfsanalyse ontwikkelen of integreren.

Conclusie

Dankzij NetSuite heeft [PIAS] wereldwijde financiële harmonie bereikt, waarbij de activiteiten van de vele dochterondernemingen zijn samengevoegd. Het bedrijf heeft complexe uitdagingen met betrekking tot royaltybeheer overwonnen en zijn financiële processen geoptimaliseerd. [PIAS] blijft zich ontwikkelen en overweegt zelfs voorraadbeheer in de nabije toekomst. Deze klantgetuigenis illustreert de kracht van NetSuite bij het transformeren en optimaliseren van financiële operaties voor internationale bedrijven zoals [PIAS].

Citaat

Over Novutech:"Novutech is een betrouwbare partner voor [PIAS] sinds het begin van onze NetSuite-reis. We hebben vertrouwd op hun expertise en productkennis, evenals op hun professionaliteit. Bovendien is Novutech's team altijd beschikbaar en attent voor onze behoeften. Novutech is een betrouwbare partner zonder wie de tool die we vandaag gebruiken niet zo effectief en efficiënt zou zijn. Bedankt Novutech!" Nicolas De Bie, Finance Director [PIAS]Over NetSuite:"NetSuite is de ideale oplossing om te voldoen aan de behoeften van een internationaal bedrijf als [PIAS]: integratie van dochterondernemingen op verschillende continenten (Europa, VK, VS, Australië) en multi-currency management (EUR/USD/GBP/AUD), talrijke analytische assen om de rapportage te vergemakkelijken en het gemak van consolidatie dankzij de intercompany automatiseringsfuncties. NetSuite biedt een uitgebreide oplossing die gemakkelijk kan worden aangepast aan onze specifieke behoeften. Naast het feit dat NetSuite de [PIAS] groep in staat stelt om de systemen die worden gebruikt in de vele dochterondernemingen van onze groep te verenigen, heeft NetSuite ons in staat gesteld om onze boekhoudkundige en financiële processen volledig te digitaliseren." Nicolas De Bie, Financieel Directeur [PIAS]