Suite Approbations SuiteApp (NetSuite 19.2)

Les flux d'approbation font partie intégrante de nombreux processus métier et la plupart des entreprises ont besoin de voies d'approbation très spécifiques basées sur des règles complexes. Confrontés au processus fastidieux de personnalisation régulière de ces flux d'approbation dans le cadre de flux de travail complexes de NetSuite, nous avons décidé d'essayer la SuiteApprovals SuiteApp. Voici notre rapide évaluation.

Fonctionnalités

SuiteApprovals permet à l'utilisateur de définir une série de règles en fonction des besoins de son entreprise. L'utilisateur devra d'abord sélectionner le type de transaction, la filiale, la période active et le niveau de priorité de la règle. L'utilisateur peut ensuite choisir une devise, le seuil au-dessus duquel la règle est définie et le type de routage. Il est intéressant de noter que l'application permet à l'utilisateur de choisir la limite d'achat de l'employé comme déclencheur du processus d'approbation (ici, dans le cas d'un bon de commande).

Si l'utilisateur choisit l'option personnalisée pour le type de routage, l'étape suivante consiste à définir la ligne d'approbation en configurant une série d'approbateurs et leur montant d'approbation. L'application offre la possibilité de passer en revue tous les approbateurs ou de contacter directement l'approbateur avec le bon montant d'approbation. Dernière caractéristique intéressante : l'approbateur peut être une personne, un rôle ou un groupe ; et l'utilisateur peut décider, dans le cas d'un rôle ou d'un groupe, s'il souhaite qu'un seul approbateur ou que toutes les personnes du groupe impliquées valident la transaction.

Une fois la règle configurée, l'approbateur peut accepter ou rejeter la transaction. En cas de rejet, ils doivent saisir un motif de rejet qui apparaît ensuite dans un champ de l'enregistrement de la transaction. L'employé qui a créé la transaction peut facilement voir pourquoi elle a été rejetée et peut éventuellement la modifier et la soumettre à nouveau.

Limites

SuiteApprovals propose de nombreuses fonctionnalités intéressantes, mais nous avons également rencontré un certain nombre de restrictions. Notre test a révélé quatre problèmes principaux qui se sont révélés être des obstacles au processus que nous essayions de mettre en œuvre :

1. L'utilisateur ne peut sélectionner qu'une seule filiale, ce qui signifie qu'il doit reproduire les règles pour chaque entité de l'entreprise. L'utilisateur doit s'assurer de sélectionner la bonne filiale avant de configurer la chaîne d'approbation, sinon il la perdra et recommencera à zéro s'il change de filiale pour la règle.
2. Bien que l'utilisation d'un groupe statique comme approbateur ait très bien fonctionné, le test avec un groupe dynamique n'a donné aucun résultat. Ce n'est pas un gros problème, mais il faut en tenir compte.
3. La SuiteApp est fournie avec une série de scripts qui peuvent poser certains problèmes, tels que la définition d'itinéraires d'approbation pour les transactions pour lesquelles l'utilisateur n'a pas besoin d'approbation. Il pourrait avoir besoin de suivre les scripts superflus pour les désactiver.
4. Une fois enregistrée, la règle est pratiquement impossible à modifier et ne peut pas être supprimée si des enregistrements y sont associés. Seuls quelques champs peuvent être modifiés et il n'est même pas possible de les désactiver, ce qui réduit leur évolutivité.

La voie à suivre

Dans la version 2020.1, l'application SuiteApprovals SuiteApp permettra de créer des règles d'approbation pour les dossiers de demande. En outre, la prise en charge de l'approbation interfiliale pour les utilisateurs permettra désormais de spécifier ou d'ajouter des approbateurs provenant d'une filiale différente de la filiale d'une règle d'approbation. NetSuite continuera donc probablement à investir du temps pour améliorer cette SuiteApp au cours des prochaines versions.

Conclusion

Bien qu'il s'agisse d'un outil intéressant visant à simplifier la configuration de flux de travail d'approbation complexes lors de la mise en œuvre de NetSuite, la SuiteApprovals SuiteApp comporte quelques restrictions qui peuvent en fait compliquer la vie de l'utilisateur dans certains cas. L'application peut certainement être d'une grande aide pour les petites entreprises dont les flux d'approbation sont assez simples, mais elle n'est pas adaptée aux grandes entités ayant une structure complexe et des configurations d'approbation spécifiques.

En bref

• Facile à utiliser
• Chaîne d'approbation personnalisée solide
• Flux de rejet fluide
• Manque d'évolutivité
• Manque de flexibilité