Suivi des voitures de société dans NetSuite à l'aide d'un segment personnalisé et d'un enregistrement personnalisé

Contexte

NetSuite vous permet de créer des segments personnalisés qui sont des champs de classification personnalisés similaires à Classe, Département ou Emplacement, les dimensions prêtes à l'emploi incluses dans chaque instance NetSuite.

Ces dimensions standard et personnalisées sont utilisées à des fins de segmentation financière, afin de générer des rapports financiers ou de gestion (par rapport à des rapports statutaires).

Pour compléter cet ensemble complet d'avantages et offrir encore plus de flexibilité, il convient de noter que lorsque nous créons un segment personnalisé, NetSuite crée également automatiquement un enregistrement personnalisé synchronisé.

Nous pouvons utiliser ces avantages pour l'analyse de rentabilisation concrète suivante : suivre les dépenses liées à un parc de voitures de société et les différentes informations qui s'y rapportent.

Un suivi complet des coûts et des données est principalement demandé dans certains pays pour des raisons de fiscalité directe ou en raison des exigences du droit social, comme en Belgique.

Ainsi, il est nécessaire de suivre les coûts par voiture de société individuelle, donc par plaque d'immatriculation ou plaque d'immatriculation.

Prérequis :

Remarque : nous n'utiliserons que les fonctionnalités de configuration « click-not-code » de NetSuite, donc aucun script n'est impliqué ici.

La seule condition préalable est d'activer les fonctionnalités suivantes : Enregistrements personnalisés et segments personnalisés (Configuration > Entreprise > Activer les fonctionnalités > [sous-onglet] SuiteCloud)

Comment gérer cela ?

Créez un segment personnalisé : Car Plate

Ce segment aura un impact sur General Ledger. Cochez donc la case « GL Impact »

Choisissez la transaction dans laquelle nous souhaitons suivre la plaque d'immatriculation. Ici, nous identifierons une plaque au niveau de la ligne de transaction. Accédez donc au sous-onglet Application et approvisionnement > Colonnes de transactions.

Il est déjà possible de saisir des valeurs pour ce segment dans le sous-onglet Valeurs.

Sinon, l'utilisateur pourra le faire par la suite via le menu : Configuration > Entreprise > [Segment personnalisé] > Nouveau

Enregistrement personnalisé connecté au segment personnalisé :

Dans cet enregistrement personnalisé, nous ajouterons des champs afin de capturer diverses informations sur les voitures de société.

Ces champs peuvent être soit un texte libre, soit une date, une liste existante, un pourcentage, une devise,...

Nous serons alors en mesure de trouver des valeurs pour le segment personnalisé des plaques de voiture, y compris les valeurs des champs des segments personnalisés.

Menu : Configuration > Entreprise > [Segment personnalisé] > Nouveau

Nous pouvons consulter la liste des plaques d'immatriculation pour obtenir un aperçu complet de toutes les plaques d'immatriculation :

Utilisez la valeur personnalisée dans les transactions :

Par exemple, dans une facture fournisseur, sélectionnez la plaque d'immatriculation appropriée pour chaque article :

Récupérez les coûts et les informations dans les rapports :

Nous pouvons créer des rapports personnalisés ou des recherches enregistrées.

Cela nous permet de collecter et de présenter les données des transactions (avec GL Impact), en utilisant les informations de l'enregistrement personnalisé.

L'élément clé est le segment des plaques d'immatriculation.

Conclusion

La plateforme SuiteCloud de NetSuite fournit des outils de personnalisation flexibles aux administrateurs et aux utilisateurs professionnels. Un cas d'utilisation particulier est la mise en place de segments personnalisés pour suivre les coûts et autres données relatives aux voitures de société, jusqu'au niveau de la plaque d'immatriculation.

Novutech peut vous aider à concevoir et à configurer des segments personnalisés et des enregistrements personnalisés à diverses fins de reporting analytique, ainsi qu'à créer les rapports personnalisés requis.