Présentation de la version 2023.1 de NetSuite

Contexte

Après un hiver long, froid et sombre, le printemps est enfin arrivé. Les fleurs fleurissent, les oiseaux chantent et, surtout, NetSuite a publié sa première mise à jour annuelle. Qu'il s'agisse de la comptabilité, de l'interface utilisateur ou de l'amélioration de l'authentification, cette toute nouvelle version répondra à nos attentes, voire les dépassera. Et si jamais vous vous sentez perdu dans cette forêt effrénée de mises à jour et de nouvelles fonctionnalités, ne vous inquiétez pas, Novutech a sélectionné certaines de ces plus belles fleurs printanières et a créé un délicat bouquet NetSuite pour votre plus grand plaisir.

Améliorations apportées aux tâches de la liste de contrôle avancée de clôture de la période

En commençant par les fonctionnalités comptables, NetSuite a introduit deux tâches supplémentaires pour la liste de contrôle Period Close. La première tâche, « Reconnaître les recettes », vous permet de générer des entrées de journal de comptabilisation des recettes. La deuxième tâche, « Reclassification des recettes », vous permet de créer des entrées de journal de reclassification des recettes. Ces processus peuvent être exécutés à tout moment et vous pouvez les marquer comme terminés si vous ne souhaitez pas les exécuter d'une manière ou d'une autre.

Améliorations apportées à la saisie et à la découpe des entrées de journal d'ajustement

NetSuite a également amélioré la gestion de ses arrangements de recettes, en particulier en ce qui concerne l'ajustement carve in/carve out pour les processus de reclassement comportant plus de 1 000 lignes. Au lieu de diviser un seul arrangement de recettes entre plusieurs journaux d'ajustement à découper/à découper, NetSuite ne divise aucun arrangement de revenus entre plusieurs journaux d'ajustement, ce qui améliore la lisibilité. Cependant, les limites de lignes pour les entrées de journal de reclassement restent inchangées. Si une entrée de journal de reclassement dépasse 1 000 lignes, le système générera toujours plusieurs entrées.

Engagements de dépenses et améliorations de la validation du budget

La version 1.1.2 de SuiteApp relative aux engagements de dépenses et à la validation du budget a été mise à jour pour inclure les améliorations suivantes :Reconduire le budget : Les utilisateurs peuvent désormais reporter tout budget non utilisé de la période budgétaire précédente à la période en cours en sélectionnant l'option « Reconduire le budget » dans la section Informations principales de l'enregistrement des dépenses.Prise en charge de différentes méthodes budgétaires : La SuiteApp a étendu ses méthodes budgétaires au-delà du simple mensuel. La version mise à jour prend en charge les méthodes budgétaires trimestrielles, annuelles et personnalisées. Toutefois, pour la méthode personnalisée, les utilisateurs doivent saisir manuellement les dates de début et de fin.

Améliorations apportées à la suppression des informations personnelles pour les adresses

En ce qui concerne la configuration et la maintenance des comptes, la nouvelle version est également dotée de nombreuses fonctionnalités intéressantes. Tout d'abord, NetSuite a accéléré et facilité le processus d'anonymisation des informations personnelles pour les utilisateurs préoccupés par leurs données personnelles. Voici les principales mises à jour apportées au système :Adresse de livraison/facturation : Au lieu de sélectionner des champs individuels pour supprimer des informations personnelles, les utilisateurs peuvent désormais sélectionner les champs Adresse de livraison et Adresse de facturation pour rendre anonymes tous les champs correspondants. Cette modification s'applique à tous les champs d'adresse, y compris le pays de l'adresse de livraison, la dérogation, l'État de l'adresse de livraison, le code postal de l'adresse de livraison, l'adresse de livraison est résidentielle, l'adresse de facturation est résidentielle, l'adresse de livraison, le fournisseur et l'adresse de facturation.Champs pour les calculs des taxes et des frais d'expédition : Les champs utilisés pour les calculs des taxes et des frais d'expédition, tels que le pays, la subdivision, le code postal et la ville, ne peuvent plus être supprimés lors des demandes de suppression de PI (informations personnelles). Bien que ces champs ne contiennent aucune information personnelle, ils pourraient tout de même être nécessaires pour de futurs audits financiers.Transactions en période de fermeture : Les utilisateurs peuvent désormais créer des demandes de suppression de PI pour les adresses utilisées dans les transactions des périodes comptables clôturées. Dans les récentes lois sur la confidentialité, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD), le droit à l'oubli est devenu une exigence cruciale. Pour améliorer la conformité aux réglementations en matière de confidentialité, NetSuite propose la fonction de suppression des informations personnelles, qui permet de supprimer les données personnelles des valeurs des champs d'enregistrement, des journaux de notes et de l'historique des flux de travail. Un utilisateur peut utiliser cette fonctionnalité sans avoir à contacter le service client de NetSuite. La fonctionnalité remplace également la valeur du champ Historique de la piste d'audit par un message défini par l'utilisateur, mais ne supprime pas les journaux de l'historique de la piste d'audit.

Abonnez-vous à un centre de données spécifique depuis la page d'état de NetSuite

Pour rester informé des mises à jour ou des problèmes liés à des centres de données spécifiques, vous pouvez vous abonner aux mises à jour de la page d'état des services NetSuite par e-mail ou par téléphone. Sélectionnez simplement le centre de données pour lequel vous souhaitez recevoir des rapports d'incidents et cliquez sur le bouton « S'abonner aux mises à jour ». Cela vous permettra de recevoir des newsletters qui vous tiendront au courant de tout développement concernant le ou les centres de données que vous avez choisis.

Les scripts planifiés ne s'exécutent plus automatiquement dans Sandbox après une actualisation

Après une actualisation, les scripts planifiés initialement configurés en production ne s'exécuteront plus automatiquement dans un compte sandbox car ils sont spécifiques au compte. Il est donc nécessaire de les configurer séparément dans le compte sandbox.

Fin de la prise en charge de la méthode de signature HMAC-SHA1 pour TBA

En ce qui concerne les processus d'authentification, il convient de mentionner que la méthode de signature HMAC-SHA1 pour l'authentification basée sur des jetons (TBA) ne sera plus prise en charge. Cela signifie que les intégrations utilisant la fonction TBA avec HMAC-SHA1 cesseront de fonctionner, y compris les intégrations tierces. La méthode de signature recommandée est désormais HMAC-SHA256 et vous devez mettre à jour l'en-tête d'autorisation pour l'utiliser.

Fin du support pour la nouvelle configuration des appels SMS/vocaux pour 2FA

Après le 1er mars 2023, l'option SMS/appel vocal pour la configuration de l'authentification à deux facteurs (2FA) ne sera plus disponible également. Les utilisateurs qui doivent configurer l'authentification à deux facteurs après cette date ne pourront utiliser qu'une application d'authentification. Cette modification n'affectera pas les configurations 2FA existantes ni les codes de sauvegarde. En effet, les SMS/appels vocaux sont sujets à l'interception et aux violations, et sont également affectés par les problèmes de fournisseur de services et de signal.

Analyse améliorée des fichiers de relevés bancaires CSV

La version 23.1.0 de Bank Statement Parsers SuiteApp a automatisé la suppression de l'heure, du fuseau horaire et du pied de page des fichiers de relevés bancaires CSV avant l'importation. Cela permet de réduire les erreurs généralement causées par l'édition manuelle. En outre, les utilisateurs peuvent configurer l'analyseur pour supprimer automatiquement les lignes de pied de page et spécifier le nombre de lignes à supprimer dans le sous-onglet Configuration de l'analyseur.

Mise à jour des fonctionnalités des groupes de factures

En ce qui concerne les fonctionnalités de gestion des commandes, le regroupement de factures n'est désormais autorisé que pour les factures utilisant le même compte A/R. Un nouveau champ Compte en lecture seule a été ajouté à l'enregistrement du groupe de factures, à la page de liste des groupes de factures et à la page Factures de groupe pour indiquer le compte A/R utilisé dans un groupe de factures. Le champ Compte peut également être utilisé comme critère de recherche dans la page de recherche de groupes de factures et comme critère dans l'ensemble de données de groupes de factures dans SuiteAnalytics.

Mises à jour de la fonctionnalité de recherche

L'interface utilisateur sera également légèrement améliorée. La fonction de recherche par menu de la recherche globale inclut désormais les résultats de recherche depuis le menu de navigation. Les résultats de la recherche apparaissent dans la section Résultats de la page actuelle, et les recherches incluent tous les champs, onglets et sous-onglets du formulaire NetSuite actuel. Pour afficher les résultats de la page actuelle sans utiliser la recherche globale, appuyez sur Alt+Shift+G.

Nouvelle préférence pour afficher l'info-bulle des sous-listes de l'éditeur en ligne

Lors de la modification d'une sous-liste en ligne, des info-bulles affichant le nom de la colonne apparaissent lorsque vous passez la souris sur une cellule. Il est désormais possible de contrôler si ces infobulles apparaissent ou non en sélectionnant ou désélectionnant l'option « Info-bulle du nom de colonne des sous-listes » dans le sous-onglet Apparence du menu Accueil > Définir les préférences.

Conclusion

La version 2023.1 de NetSuite a véritablement placé la barre très haut en matière de logiciels d'entreprise basés sur le cloud. Grâce à un éventail de nouvelles fonctionnalités et d'améliorations intéressantes, les utilisateurs peuvent s'attendre à une expérience plus fluide et plus rationalisée que jamais. Et à ceux qui se plaignaient de ces mises à jour mineures, Vincent Van Gogh a dit un jour : « Les grandes choses ne sont pas le résultat d'une impulsion, mais d'une série de petites choses réunies... » Pour un examen complet de cette nouvelle version, veuillez consulter la documentation des notes de version disponible sur le site Web d'Oracle.

Savais-tu que...

Chaque version de NetSuite se déroule en quatre phases, de la mi-janvier à la mi-avril pour la première version. En général, vous recevrez également une notification par e-mail à l'adresse ou aux adresses configurées dans vos paramètres de notification administratifs

• Votre environnement Release Preview est généralement disponible environ un mois avant la mise à niveau prévue. Cependant, d'après notre expérience, vous pouvez l'obtenir plus tôt dans le cycle de publication en le demandant simplement (via Configuration >> Entreprise >> Aperçu de la version).
• En plus de demander un compte Release Preview (RP) pour votre compte Production, il est également possible de demander un compte Release Preview distinct pour chacun de vos comptes Sandbox.
• À l'instar de l'actualisation de la Sandbox, vous pouvez demander qu'un nouvel instantané de vos données de production soit transféré vers votre environnement Release Preview.
• L'environnement Sandbox est également mis à niveau, mais généralement pas le même jour que Production.